Besprechungen in cmxOrganize
Besprechungen vorbereiten durchführen und nachbereiten
Mit der Funktion Besprechungen organisieren Sie Termin, Teilnehmende, Agenda, Ergebnisse, Aufgaben und Protokoll in einem gemeinsamen Vorgang. Diese Anleitung führt Sie durch den vollständigen Ablauf und eignet sich als Nachschlagewerk im Arbeitsalltag.
Hinweis: Eine Besprechung ist ein Vorgang mit Erweiterung und enthält damit zusätzlichen Funktionen für Agenda, Protokoll sowie Vorgänger- und Folgebesprechungen.
Applikation "Besprechungen" an "Digitalen Schreibtisch" anheften
Wenn Sie Besprechungen regelmäßig nutzen, können Sie die Applikation "Besprechungen" auf Ihrem digitalen Schreibtisch anheften.
- Applikationsauswahl öffnen - Klicken Sie auf Ihren Namen und öffnen Sie den Bereich "Applikationen" auf der rechten Seite.
- Applikation "Besprechungen" auswählen - Suchen Sie im Bereich "Applikationen" die Applikation "Besprechungen". Ist diese nicht vorhanden fügen Sie sie hinzu. Setzen Sie bei der Applikation "Besprechungen" den Hacken bei "Navigation".
- Applikation verwenden - Die Applikation "Besprechungen" steht anschließend direkt auf dem digitalen Schreibtisch zur Verfügung.
Hinweis: Die sichtbaren Applikationen können von Ihrer Konfiguration und Ihren Berechtigungen abhängen.
Besprechung anlegen und terminieren
Besprechung direkt anlegen
Legen Sie für jeden tatsächlichen Termin eine eigene Besprechung an. Dadurch bleiben Agenda, Ergebnisse und Protokoll eindeutig diesem Termin zugeordnet.
- Öffnen Sie das Objekt "Besprechungen" und klicken Sie auf die Methode "Besprechung erstellen".
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z.B. Teamrunde Oktober oder Wochenbesprechung "KW 42"
- Fügen Sie die gewünschten Teilnehmenden über die Interaktion hinzu.
- Zum Terminieren prüfen Sie die angezeigten Kalender und wählen Sie Datum sowie Uhrzeit.
- Ergänzen Sie Ort oder Online Format und bei Bedarf eine Farbe im Termin.
Besprechung aus einem Vorgang heraus anlegen
Sie können eine Besprechung auch aus einem Vorgang heraus starten. Wählen Sie im Interaktionsbereich die beteiligten Personen aus und anschließend im Bereich "Applikationen" die Applikation "Besprechungen". cmxOrganize zeigt dann passende vorhandene Besprechungen mit diesen Personen an. Alternativ legen Sie über die Methode "neue Besprechung" eine neue Besprechung an, benennen und terminieren sie diese.
Teilnehmende einzeln oder über eine Arbeitsgruppe hinzufügen
| Auswahl | Verwendung |
| Einzelne Person | Für gezielte Einladungen oder kleine Gesprächsrunden |
| Arbeitsgruppe | Fügt die Mitglieder der Gruppe hinzu; erkennbar am Symbol mit drei Personen |
Hinweis: Fehlende Personen können Sie im Termin über Terminvereinbarung erstellen nachträglich einladen.
Neue und bestehende Vorgänge (Themen) auf die Agenda setzen
Auf die Agenda können neue Themen und bereits vorhandene Vorgänge hinzugefügt würden. Prüfen Sie vor dem Anlegen eines neuen Themas, ob der Vorgang bereits in cmxOrganize vorhanden ist. So vermeiden Sie doppelte Themen.
Der Vorgang aus dem heraus die Besprechung erstellt wird, wird automatisch der Agenda hinzugefügt.
Neues Thema auf die Agenda nehmen
Öffnen Sie die Besprechung. Klicken Sie im Anschluss auf den Eingabebereich "Thema hinzufügen". Geben Sie einen Namen für das Thema ein und drücken Sie die Enter-Taste. Dadurch entsteht ein neuer vollständiger Vorgang mit dem Status "zu besprechen" welcher als Agendapunkt (Thema), der Besprechung hinzugefügt wird. Der Name wird automatisch als Name des Vorgangs übernommen. Ergänzen Sie im Anschluss im Vorgang die notwendigen Informationen.
Vorhandenen Vorgang als Agendapunkt hinzufügen
- Öffnen Sie den Vorgang, den Sie besprechen möchten.
- Öffnen Sie den Interaktionsbereich und dort die Applikation "Besprechungen".
- Suchen Sie die gewünschte Besprechung in der Übersichtliste oder mit Hilfe der Suche aus.
- Klicken Sie dann auf die Methode "Besprechen".
Ein Vorgang mit dem Status Zu besprechen erscheint unter Vorgänge im Bereich "Zu besprechen". In der üblichen Liste der offenen Vorgänge wird er währenddessen nicht mehr angezeigt.
Hinweis: Ein Vorgang kann bei Bedarf mehreren Besprechungen zugeordnet sein.
Agenda ordnen und korrigieren
- Ändern Sie die Reihenfolge der Themen über den Positionsbalken.
- Entfernen Sie versehentlich verknüpfte Themen um das Icon “aus der Liste entfernen”.
- Ergänzen Sie zu jedem Thema nur die Informationen, die für die Besprechung benötigt werden.
Wie kann man prüfen ob ein Vorgang Bestandteil einer Besprechung war?
Hat man einen Vorgang geöffnet gibt es auf der rechten Seiten, den Bereich "Objekte".
Öffnet man hier das Objekt "Themen", ist im angezeigten Listenreport direkt ersichtlich ob dieser Vorgang Bestandteil einer Agenda einer Besprechung war und wenn ja, welcher.
Hinweis: Ist das Objekt "Themen" im Bereich "Objekte" im Vorgang nicht verfügbar können Sie es hinzufügen.
Besprechung starten Ergebnisse und Aufgaben dokumentieren
Öffnen Sie die Besprechung zum vereinbarten Termin und starten Sie sie. Arbeiten Sie die Agenda in der festgelegten Reihenfolge ab. Dokumentieren Sie Ergebnisse direkt beim jeweiligen Thema.
1. Ergebnis festhalten
Erfassen Sie ein kurzes Protokoll mit Entscheidung, Ergebnis oder nächstem Schritt.
2. Thema abschließen
Markieren Sie erledigte Themen als erledigt.
3. Offene Themen verschieben
Übernehmen Sie nicht erledigte Themen in eine Folgebesprechung.
Protokoll erstellen versenden und Folgetermin anlegen
Folgebesprechung anlegen
Für die nächste Sitzung erstellen Sie eine verknüpfte Folgebesprechung. Sie können sie direkt über das Attribut "Folgebesprechung" anlegen oder sie wird automatisch beim Verschieben eines offenen Themas über das Icon "Thema in Folgebesprechung verschieben" erzeugt.
- Erstellen Sie die Folgebesprechung oder klicken Sie die automatisch erstellte Folgebesprechung an.
- Passen Sie den Namen an, zum Beispiel mit Monat oder Kalenderwoche.
- Legen Sie Datum, Uhrzeit und Teilnehmende fest.
- Prüfen Sie die übernommenen offenen Themen.
Protokoll erstellen und versenden
Nach der Besprechung erzeugen Sie das Protokoll aus einer Dokumentvorlage. Es enthält je nach Vorlage unter anderem Teilnehmende, Abwesenheiten, Themen und die erfassten Kurzprotokolle.
- Öffnen Sie in der Besprechung das Objekt "Dokumente". Falls es nicht sichtbar ist, ergänzen Sie es über Objekte oder Verlinkungen.
- Klicken Sie im Listenreport auf die Methode "..." (drei Punkte). Im Anschluss werden die verfügbaren Dokumentvorlagen angezeigt.
- Klicken Sie bei der Dokumentenvorlage "Protokoll zur Besprechung" auf die Methode "erstellen".
- Prüfen Sie das erzeugte Dokument.
- Versenden Sie das Protokoll über den Interaktionsbereich an die vorgesehenen Empfängerinnen und Empfänger.
Unterschriften einholen
Wenn Ihre Arbeitsweise Unterschriften vorsieht, können Sie das Dokument einer Geschäftsstelle zuordnen und Unterschriften von Mitgliedern anfordern. Die Empfängerinnen und Empfänger erhalten das Dokument zur Bearbeitung und können es elektronisch unterzeichnen.
Weitere Funktionen
| Funktion | Einsatz |
| Unterlagen bereitstellen | Dateien im Interaktionsbereich hochladen und vorab der Gruppe senden |
| Online Gespräch | Teilnehmende im Interaktionsbereich auswählen und über Methode "Anrufen" ein Gespräch starten |