Anleitung zum Erstellen von virtuellen Orten für Gespräche und deren Nutzung

Was sind virtuelle Orte und wie können diese genutzt werden?

Virtuelle Orte stellen gewisse Funktionen in cmxOrganize bereit. Mit Ihrer Hilfe ist es möglich, Beratungsräume oder Online-Büros einzurichten über welche Mitarbeiter und externe Kontakte Gespräche führen können. In diesen Gesprächen kann man per Video- oder Audiochat kommunizieren, Bildschirme teilen und Nachrichten in Echtzeit austauschen und das Ganze ohne zusätzliche Software.

Virtuelle Orte werden wie normale Orte in cmxOrganize angelegt. Da diese jedoch nicht wirklich existieren, ist die Besonderheit, dass das Attribut "virtuell" auf der Detailseite des Orts auf "ja" gestellt wird. 

Wie erstellt man virtuelle Orte in cmxOrganize?

Virtuelle Orte können für Geschäftsstellen oder individuell für Mitarbeiter, in den jeweiligen Erweiterungen angelegt werden. Auf den Detailseiten der Erweiterung gibt es das Attribut "Virtueller Ort". Über dieses Attribut kann entweder ein vorhandener virtueller Ort verknüpft oder ein neuer virtueller Ort erstellt werden.

Ist noch kein virtueller Ort verknüpft, klickt man auf die 3 Punkte (...) bei dem Attribut. Im Anschluss wird die Suche eingeblendet. Über diese kann man nach vorhandenen virtuellen Orten suchen und diese über die Methode "auswählen" hinzufügen.

Existiert noch kein virtueller Ort, klickt man auf die Methode "Ort erstellen". Im Anschluss definiert man über die Detailseite des Orts die folgenden Attribute:
  • Name = Über dieses Attribut wird der Name des virtuellen Besprechungsraums, z.B. Online-Büro Mathias Baumgarten oder Online-Kundenbetreuung definiert
  • Art = Über dieses Attribut definiert man die Art des Ortes. In den meisten Fällen wählt man hier "Raum" aus.
  • Virtuell = Über dieses Attribut definiert man, dass es sich bei dem Ort um einen virtuellen Ort handelt. Daher setzt man hier einen entsprechenden Haken. 
  • Bezugsort = Über dieses Attribut kann ein Bezugsort verknüpft werden. Durch das Hinzufügen eines Bezugsorts wird der aktuelle Ort diesem untergeordnet. Hierbei ist zu beachten, dass wenn der Bezugsort ebenfalls ein virtueller Ort und im Internetauftritt publiziert ist, der virtuelle Ort ebenfalls auf der Detailseite des Bezugsorts angezeigt wird (siehe Bild). Das Verknüpfen eines Bezugsorts ist bei virtuellen Orten optional. 


Grundsätzlich unterscheidet man virtuelle Orte hierbei wie folgt:
  • Virtueller Ort einer Geschäftsstelle - Ein virtueller Ort einer Geschäftsstelle dient für interne Mitarbeitergespräche oder externen Support, wenn dieser publiziert ist. Wird ein virtueller Ort in einer Geschäftsstelle erstellt und ist nicht publiziert, kann dieser immer für interne Gespräche genutzt werden. Wird ein virtueller Ort in einer Geschäftsstelle erstellt und hat eine Publikation auf der Webseite, so kann dieser für externen Kundensupport genutzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass externe Kontakte nur die Mitarbeiter ansprechen können, welche sich aktiv in diesem virtuellen Ort aufhalten.
  • individueller virtueller Ort eines Mitarbeitenden - Ein individueller virtueller Ort eines Mitarbeiters kann z.B. sein Online-Büro darstellen. Dieser Ort kann ebenfalls für interne sowie externe Gespräche genutzt werden, wenn er publiziert ist. Hierbei ist zu beachten, dass man sich als Mitarbeiter immer aktiv in diesem virtuellen Ort befindet, wenn er im Internet publiziert ist. Das heißt der Mitarbeiter wird externen Kontakten immer in diesem Ort angezeigt, auch wenn er sich nicht selbst darin befindet oder z.B. auch ausgeloggt ist und kann daher jederzeit von externen Kontakten angesprochen werden.

Wie kann man z.B. Öffnungszeiten oder weitere Informationen im virtuellen Ort hinterlegen?

Individuelle Informationen kann man im jeweiligen virtuellen Ort, über die Applikation "Inhalte" hinterlegen. Hat man die Applikation geöffnet, kann man über die Methode "Absatz" ein entsprechendes Textfeld anlegen und entsprechend befüllen.

Alternativ können solche Informationen natürlich auch im Artikel hinterlegt werden, welcher die Links zum virtuellen Ort enthält.

Wie publiziert man virtuelle Orte, damit diese extern genutzt werden können?

Um den virtuellen Ort zu publizieren, öffnet man in der jeweiligen Erweiterung die Applikation "Inhalte". Hier klickt man auf den Button „Inhalt“ (dadurch wird ein leerer Inhalt hinzugefügt). Beim Attribut "Betrifft" wählt man das Objekt "Ort" aus. Im Anschluss klickt man auf die 3 Punkte (...) und verknüpft darüber den virtuellen Ort. Dadurch werden im Ort entsprechende Publikationen erstellt.
Hinweis: Wird der Mitarbeiterkontakt publiziert, wird der virtuelle Ort auf der Detailseite des Mitarbeiterkontakts im Internetauftritt angezeigt. Möchte man den Ort nicht als Inhalt in der Mitarbeitererweiterung hinzufügen oder eine Publikation für einen virtuelle Ort in einer Geschäftsstelle erstellen, kann man eine Publikation auch direkt auf der Detailseite des virtuellen Orts hinzufügen. Hierzu öffnet man die Detailseite des virtuellen Orts und klickt auf der rechten Seite (Bereich "Objekte"), das Objekt "Publikationen" an. Ist dies nicht vorhanden, fügt man es hinzu.
Hat man im virtuellen Ort das Objekt "Publikationen" geöffnet, ist über den Listenreport ersichtlich, ob für diesen Ort schon eine Publikation existiert oder nicht. Existiert noch keine Publikation, klickt man auf die Methode "Publikation erstellen" um eine manuelle Publikation zu erstellen.

Auf der Detailseite der Publikation sind folgende Attribute wichtig, damit der virtuelle Ort korrekt publiziert wird, und sollten entsprechend befüllt sein:
  • Internetauftritt - Über dieses Attribut wird der Internetauftritt verknüpft, für welchen die Publikation gelten soll. Ist hier noch kein Internetauftritt verknüpft, werden nur 3 Punkte (...) angezeigt. Durch Klick auf die 3 Punkte wird die Suchmaske geöffnet. Hierüber sucht man den Internetauftritt, für welchen die Publikation gelten soll. Hat man den entsprechenden Internetauftritt gefunden, klickt man auf die Methode "auswählen" um diesen hinzuzufügen.
  • Relativer Pfad - Über dieses Attribut, kann der relative Pfad (URL) definiert werden, über welchen der virtuelle Ort später im Internetauftritt entweder eingebunden oder direkt aufgerufen werden kann. Beispiele für einen relativen Pfad wären:
    • online-bueros/kundenbetreuung  
    • online_kundenbetreuung
    • online-bueros/(vorname-nachname des Mitarbeiters)

Wie kann der virtuelle Ort per URL aufgerufen oder im Internetauftritt eingebunden werden?

Hat man einen relativen Pfad in der Publikation des virtuellen Orts hinterlegt, kann dieser direkt per URL aufgerufen werden oder man kann die URL im Internetauftritt z.B. in einem Artikel verknüpfen, sodass dieser darüber aufgerufen werden kann. Des Weiteren kann diese URL auch per Nachricht versendet werden, sodass der Empfänger der Nachricht per Klick auf die URL den virtuellen Ort öffnen kann, um z.B. ein Gespräch zu initialisieren.

Die URL würde bei den oben genannten Beispielen für den relativen Pfad, wie folgt aussehen:
  • www.Name der Domain.de/online-bueros/kundenbetreuung
  • www.Name der Domain.de/online_kundenbetreuung
  • www.Name der Domain.de/online-bueros/(vorname-nachname des Mitarbeiters)
Ist der virtuelle Ort in der Mitarbeitererweiterung als Inhalt eingebunden und ist in der Mitarbeitererweiterung das Attribut "Publizierbar" auf „ja“ eingestellt, so wird der virtuelle Ort auch auf der Detailseite des Mitarbeiterkontakts im Internetauftritt angezeigt.

Wie betritt ein Mitarbeiter einen virtuellen Ort, so dass er dort für externe Kontakte zur Verfügung steht?

Virtueller Ort einer Geschäftsstelle:
Ist der Mitarbeiter in cmxOrganize eingeloggt und möchte z.B. im virtuellen Ort der Geschäftsstelle für externe Kundenanfragen zur Verfügung stehen, geht er wie folgt vor:
  1. Er öffnet die Geschäftsstelle
  2. Auf der Detailseite der Geschäftsstelle öffnet dieser den virtuellen Ort (welcher im gleichnamigen Attribut verknüpft ist) in einem separaten Browser-Tab. 
  3. Sowie die Detailseite des virtuellen Ortes im separaten Browser-Tab geöffnet ist, steht der Mitarbeitende in diesem virtuellen Ort für externe Kundenanfragen zur Verfügung und kann über den Button "Ansprechen" über die Detailseite des virtuellen Ortes im Internetauftritt angesprochen werden.
Möchte er nicht mehr verfügbar sein, kann er den Browser-Tab einfach schließen.

Aus Sicht eines Kontakts auf der Webseite:

Virtueller Ort in der Mitarbeitererweiterung:
Ist bei einem Mitarbeiter in der Erweiterung ein eigener virtueller Ort verknüpft und besitzt dieser eine entsprechende Publikation, so steht der Mitarbeiter dort immer zur Verfügung und kann von externen Kontakten über die Detailseite des virtuellen Orts im Internetauftritt angesprochen werden. Dies trifft auch zu, wenn er gar nicht in cmxOrganize eingeloggt ist. Versucht ein externer Kontakt den Mitarbeiter in diesem Fall anzurufen, schlägt die Benachrichtigung fehl.

Aus Sicht eines Kontakts auf der Webseite:

Hinweis: Befindet sich ein Mitarbeiter in einem Gespräch in einem virtuellen Ort, ist dies in der Übersicht auf der Detailseite des virtuellen Orts ersichtlich.

Welche Möglichkeiten gibt es, um ein Gespräch in dem virtuellen Besprechungsraum zu initialisieren?

interne Gespräche:
Für interne Gespräche zwischen Mitarbeitenden reicht es aus, wenn man sich in einer Interaktion mit einem Mitarbeiter, einer Gruppe oder Arbeitsgruppe befindet. In der Interaktion gibt es auf der rechten Seite die Methode "Anrufen". Ein Klick darauf initialisiert das Gespräch mit den Beteiligten. Die Beteiligten der Interaktion werden über eine Echtzeitbenachrichtigung über den Anruf benachrichtigt (linke Seite, unter der eigenen Navigationsleiste). 

Als externer Kontakt ein Gespräch mit einem Mitarbeiter oder anderem externen Kontakt starten:

Hat man als externer Kontakt die Detailseite eines virtuellen Orts im Internetauftritt geöffnet, sieht man dort alle Kontakte, welche sich aktuell in dem virtuellen Ort sowie in vorhandenen Gesprächen befinden. Dies können weitere externe Kontakte oder die zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden sein.

Hinweis: Mitarbeitende sind in der Übersicht über die Zusatzinfo "Mitarbeiter" ersichtlich. Kontakte ohne diesen Zusatz sind andere externe Kontakte, welche ebenfalls dem virtuellen Ort beigetreten sind. Mitarbeiter welche sich mit externen Kontakten in einem Gespräch befinden, erkennt man am Gespräch im virtuellen Ort sowie den beiden Kontakten im Gespräch.

Den eigenen Kontakt erkennt man in der Übersicht im virtuellen Ort daran, dass rechts neben dem Bild-Symbol das Eingabefeld "Mein Name" steht. 

Damit man ebenfalls ein Gespräch starten oder einem vorhandenen Gespräch beitreten kann, empfiehlt es sich, über das Eingabefeld "Mein Name" zuerst seinen Namen einzugeben. Im Anschluss ist der Name für Mitarbeitende und andere Kontakte im virtuellen Ort ersichtlich.
Hinweis: Wird kein Name eingegeben, wird man für Mitarbeitende und andere externe Kontakte als "Anonyme Person" oder "Kontakt" angezeigt.
Hat man seinen Namen eingegeben, kann man:
  • Ein Gespräch initialisieren, indem man bei einem verfügbaren Mitarbeiter (welcher sich nicht in einem Gespräch befindet) auf den Button "Ansprechen" klickt, um das Gespräch mit diesem Mitarbeiter zu initialisieren. Nach Klick auf den Button, wird ein neues Gespräch im virtuellen Ort mit dem ausgewählten Mitarbeiter initialisiert. Der Mitarbeiter wird hierbei über eine Echtzeitbenachrichtigung über den Anruf benachrichtigt (linke Seite, unter der eigenen Navigationsleiste).
  • Um einem laufenden Gespräch beizutreten, klickt man auf den Link "dem Gespräch beitreten" welcher über jedem aktiven Gespräch angezeigt wird. Im Anschluss wird die Detailseite des Gesprächs geöffnet und man nimmt am Gespräch teil. Achtung: Steht der Link "dem Gespräch beitreten" nicht zur Verfügung und der Hinweis "bitte nicht stören" wird im Gespräch angezeigt, kann der externe Kontakt nur auf Einladung dem Gespräch beitreten.
Hinweis: Sind dem Browser der Zugriff auf die Webcam und das Mikrofon noch nicht gestattet, werden diese per Meldung abgefragt, um eine korrekte Funktion zu gewährleisten. Diese Abfragen müssen entsprechend bestätigt werden, da sonst eine Übertragung des Bilds der Webcam oder des Tons über dass Mikrofon nicht möglich ist. Des Weiteren kann je nach genutzten Betriebssystem, auch eine erweiterte Einstellung im Bereich "Datenschutz und Sicherheit" nötig sein, um eine korrekte Funktion zu gewährleisten.

Als Mitarbeiter ein Gespräch mit einem externen Kontakt starten:

Ist man als Mitarbeiter z.B. in seinem eigenen virtuellen Ort mit einem externen Kontakt verabredet und hat dieser noch kein Gespräch initialisiert, kann man dies auch als Mitarbeiter initialisieren.

Hierzu klickt man links in der Navigationsleiste in cmxOrganize auf deinen eigenen Kontakt, so dass die Detailseite der Mitarbeitererweiterung geöffnet wird. Im Anschluss öffnet man den virtuellen Ort in einem separaten Browser-Tab welcher über das gleichnamige Attribut verknüpft ist. Auf der Detailseite des Orts sieht man alle externen Kontakte, welche sich aktuell im eigenen virtuellen Ort befinden.

Durch Klick auf den Button "Ansprechen" beim externen Kontakt, wird ein Gespräch mit diesem initialisiert. Der externe Kontakt wird in diesem Fall per Benachrichtigung über die Detailseite des Orts über den Anruf informiert und kann diesen annehmen oder ablehnen.

Benachrichtigungen über Anruf und Möglichkeiten

Egal, ob
  • ein Mitarbeiter sich in keinem Gespräch befindet und von einem externen Kontakt oder Mitarbeiter angerufen wird, oder ...
  • ein Mitarbeiter sich in einem Gespräch befindet und von einem externen Kontakt oder Mitarbeiter angerufen wird, oder ...
  • ein Mitarbeiter in einem Gespräch einen externen Kontakt oder Mitarbeiter dazuholt, oder ...
  • ein Anruf von einem externen Kontakt oder Mitarbeiter abgelehnt wird.
Der angerufene externe Kontakt oder Mitarbeiter bekommt immer eine Benachrichtigung. 

Befindet man sich als Mitarbeiter in keinem oder einem Gespräch, werden die folgenden Benachrichtigungen auf der linken Seite unter der Navigationsleiste angezeigt:

Befindet man sich als externer Kontakt in einem virtuellen Ort einer Geschäftsstelle oder eines Mitarbeiters und dieser ruft einen an, wird auf der Detailseite des Orts im oberen Bereich folgende Benachrichtigung angezeigt:

Erläuterung der Methoden der Benachrichtigungen:
  • Methode "Annehmen" - Ein Klick auf diese Methode nimmt das Gespräch an und man wird dem aktuellen Gespräch des Anrufenden hinzugefügt. Hinweis: Befindet man sich selbst in einem Gespräch, wird man aus diesem Gespräch entfernt und dem Gespräch des Anrufenden hinzugefügt.
  • Methode "Ablehnen" - Ein Klick auf diese Methode, informiert den Anrufer per Benachrichtigung darüber, dass man nicht dem Gespräch beitreten will.
  • Methode "Anrufer zu meinem Gespräch hinzufügen" - Befindet man sich selbst in einem Gespräch (egal ob extern oder intern), kann man auf diese Methode klicken, um den Anrufenden zum aktuell laufenden Gespräch hinzuzufügen. Der Anrufende bekommt dann eine Benachrichtigung, über welche er dem laufenden Gespräch beitreten kann.

Aufbau, Funktionen und Attribute im Gespräch

Wurde ein Gespräch durch einen externen Kontakt initialisiert und der Mitarbeiter hat dieses noch nicht angenommen, ist das Gespräch wie folgt aufgebaut:

Tritt der angerufene dem Gespräch bei, ändert sich die Darstellung etwas. Die meisten Funktionen bleiben jedoch gleich.

  • Oberer Bereich:
    1. Eingabefeld "Nachricht" mit der Methode "Nachricht senden" - In dieses Eingabefeld kann man Nachrichten und Links einfügen und diese im Anschluss per Klick auf die Methode "Nachricht senden" versenden. Alle Teilnehmer des Gespräches können diese Nachrichten in Echtzeit lesen, verarbeiten und ggf. auch per Nachricht darauf antworten. Antworten erscheinen unter der zuvor gesendeten Nachricht.
    2. Benachrichtigungsfeld – solange der angerufene Teilnehmer das Gespräch nicht angenommen oder abgelehnt hat, werden dort die Methoden "Nochmal Benachrichtigen" und "Abbrechen" angezeigt. Klickt man auf die Methode "Nochmal Benachrichtigen", erhält der angerufene Teilnehmer eine erneute Benachrichtigung über den Anruf in Echtzeit. Klickt der Anrufende auf den Button "Abbrechen" wird das initialisierte Gespräch beendet und der angerufene Teilnehmer per Benachrichtigung in Echtzeit darüber informiert.
  • Mittlerer Bereich
    1. Video - Hier wird das Video der Webcam des eigenen Kontakts sowie das Video der Webcam des Anrufenden angezeigt, wenn alle Einstellungen korrekt sind. Durch Klick auf das Kamera-Icon im Bereich "Icons" kann die Videoübertragung deaktiviert werden. Die Voraussetzungen für eine korrekte Videoübertragung sind:
      • Es ist eine Webcam angeschlossen / verfügbar.
      • Die Webcam wird nicht durch ein anderen Programm blockiert.
      • Der Zugriff auf die Webcam wurde im Browser erlaubt.
      • Der Zugriff auf die Webcam wurde in den Sicherheitseinstellungen/Datenschutzeinstellungen im Betriebssystem erlaubt.
      • Der Zugriff auf die Webcam wurde per Privacy-Schalter (bei Notebooks) / erlaubt.
    2. Name - der eigene Name wird direkt unter dem Videobild angezeigt. Bei Mitarbeitern ist dieser vorgegeben, bei externen Kontakten nicht. Durch Klick auf den Namen kann dieser geändert werden. Wurde noch kein Name vom externen Kontakt eingegeben, wird dort "Namen eingeben" angezeigt.
    3. Icons (von links nach rechts)
      • Mikrofon-Icon / Über dieses Icon kann das Mikrofon stummgeschaltet und erneut aktiviert werden. Eine Stummschaltung erkennt man am durchgestrichenen Icon.
      • Kamera-Icon /  Über diese Icon kann die Videoübertragung der Webcam deaktiviert und aktiviert werden. Dass keine Videoübertragung stattfindet, erkennt man am Platzhalter im Bereich "Video" und dem durchgestrichenen Kamera-Icon. 
      • Lautsprecher-Icon / Über diese Icon kann die Tonausgabe deaktiviert und aktiviert werden. Das keine Tonausgabe statt findet, kann man zu einem hören und das Lautsprecher-Icon ist dann durchgestrichen.
      • Bildschirmfreigabe-Icon 1 & 2 / Im Gespräch können maximal 2 Bildschirmübertragungen gestartet werden. Durch Klick auf eines dieser beiden Icons kann man jeweils eine Bildschirmübertragung starten. Ein durchgestrichenes Icon bedeutet, dass keine Bildschirmübertragung stattfindet. Nach Klick auf eines dieser Icons kommt je nach Browser eine Sicherheitswarnung, welche man bestätigen muss, damit eine Übertragung erfolgen kann. Im Anschluss öffnet sich ein neues Fenster über welches man entscheiden kann, ob nur ein Anwendungsfenster oder ein kompletter Bildschirminhalt geteilt werden soll. Nach Bestätigung der Auswahl, kann die Übertragung durch Klick auf die Methode "Freigeben" gestartet werden. Das übertragene Bild wird dann im Bereich "Video" statt des eigenen Videos der Webcam angezeigt. Bei allen anderen Teilnehmer ist die übertragene Freigabe zusätzlich im Gesprächs ersichtlich. Dass man eine Bildschirmfreigabe überträgt, ist  im Bereich "Video" sowie am Bildschirmfreigabe-Icon (Pfeil nach oben) ersichtlich. Startet man über das 2te Icon eine weitere Übertragung wird im Bereich "Video" eine 2ter Videostream angezeigt. Möchten man die Bildschirmübertragung beenden Klickt man auf das jeweilige Bildschirmfreigabe-Icon um diesen zu beenden.
      • Smiley-Icon / Ein Klick auf dieses Icon während eines Gesprächs blendet die Smiley-Auswahl ein. Klickt man im Anschluss auf eines der Bilder wird die Smiley-Auswahl geschlossen und das ausgewählte Motiv für eine kurzen Zeitraum für alle Beteiligten des Gesprächs im Video eingeblendet.
    4. Link "Einstellungen" - Ein Klick auf diesen Link blendet die folgenden Einstellungen ein (ein erneuter Klick auf den Link blendet diese aus):
      • Mikrofon auswählen / Wurde der Zugriff auf das Mikrofon gewährt, wird hier das Standardmikrofon angezeigt, welches für das Gespräch genutzt wird. Sind mehrere Mikrofone am Notebook/Desktop PC verfügbar, kann das zu nutzende Mikrofon über das Dropdown-Menü geändert werden. Wird hier kein Mikrofon angezeigt, wurde entweder dem Browser kein Zugriff auf dieses gestattet, die Sicherheitseinstellungen/Datenschutzeinstellungen im Betriebssystem sind falsch oder es ist kein Mikrofon angeschlossen / aktiv

    • Kamera auswählen / Wurde der Zugriff auf die Webcam gewährt, wird hier die Webcam angezeigt, welches für das Gespräch genutzt wird. Sind mehrere Webcams am Notebook/Desktop PC verfügbar, kann die zu nutzende Webcam über das Dropdown-Menü geändert werden. Wird hier keine Webcam angezeigt, wurde entweder dem Browser kein Zugriff auf diese gestattet, die Sicherheitseinstellungen/Datenschutzeinstellungen im Betriebssystem sind falsch, der Privacy-Schalter (bei Notebooks) ist aus oder es ist keine Webcam angeschlossen / aktiv.
    • Lautsprecher auswählen / Wurde der Zugriff auf den Lautsprecher oder das Headset gewährt, wird hier das Audiowiedergabegerät angezeigt, welches für das Gespräch genutzt wird. Sind mehrere Audiowiedergabequellen am Notebook/Desktop PC verfügbar, kann das Audiowiedergabegerät über das Dropdown-Menü geändert werden. Wird hier keine Audiowiedergabequelle oder die Meldung  "Kein Lautsprecher verfügbar" angezeigt, wurde entweder dem Browser kein Zugriff auf dieses gestattet oder es stimmt etwas mit den Audiowiedergabegerät des Notebooks / Desktop PC's nicht.


    1. Unterer Bereich
      • Virtueller Ort - Hier ist der Name des virtuellen Orts ersichtlich, in welchem man sich aktuell befindet bzw. über welchen das Gespräch gerade stattfindet. Befinden sich weitere Mitarbeiter oder externe Kontakte im virtuellen Ort, werden diese unter dem Namen des virtuellen Orts angezeigt.
    Gibt es aktive Gespräche im virtuellen Ort, werden diese darunter angezeigt. Im jeweiligen Gespräch ist ersichtlich welche Teilnehmer sich in diesem Gespräch befinden.

    Hinweis: Befindet man sich im virtuellen Ort, kann man aktiven Gesprächen durch Klick auf den Link "Dem Gespräch beitreten" beitreten.
      • Gespräch -  Existieren aktive Gespräche, werden diese im unteren Bereich des virtuellen Orts angezeigt. 
    Befindet man sich als Teilnehmer in einem aktiven Gespräch, wird bei den Kontakten welche sich nicht im aktiven Gespräch befinden, der Button "Ansprechen" sowie der Button "Dazu holen" angezeigt. Klickt man als Teilnehmer eines aktiven Gesprächs bei einem Kontakt (egal ob extern oder Mitarbeiter) auf den Button "Dazu holen", wird dieser Kontakt dem aktuellen Gespräch als Teilnehmer hinzugefügt und er wird per Echtzeitbenachrichtigung über den Anruf benachrichtigt. Klickt man auf den Button "Ansprechen" wir ein neue Gespräch mit dem angesprochenen Kontakt initialisiert und dieser per Echtzeit benachrichtigt.

    Hinweis: Befindet man sich dabei aktiv in einem Gespräch, verlässt man dieses und wird in das neue Gespräch verschoben.

    Wie kann man ein Gespräch absichern, sodass kein weiterer externer Kontakt einem laufenden Gespräch beitreten kann?

    Mitarbeiter haben im cmxOrganize auf der Detailseite des Gesprächs das Attribut "nicht stören". Wird dies aktiviert (Haken gesetzt), wird ein entsprechender Hinweis bei Gespräch angezeigt.

    Externe Kontakte, welche sich im virtuellen Ort befinden, sehen diesen Hinweis bei dem jeweiligen Gespräch, wo das Attribut aktiv ist. Des Weiteren wird bei dem betroffenen Gespräch der Button "Gespräch beitreten" nicht mehr angezeigt. Dadurch können externe Kontakte diesem laufenden Gespräch nicht einfach so beitreten. 

    Möchte man einen externen Kontakt einem solchen Gespräch hinzufügen, geht das nur über die Methode "Dazu holen". 

    Hinweis: Andere Mitarbeiter können intern über die Detailseite des virtuellen Orts weiterhin über den Button "Dem Gespräch beitreten" beitreten.

    Wie fügt man weitere Teilnehmer einem laufenden Gespräch hinzu?

    Als Mitarbeiter in einem laufenden Gespräch einen weiteren Mitarbeiter hinzufügen

    Ist man mit einem anderen Mitarbeiter oder externen Kontakt im Gespräch und man benötigt weitere Unterstützung, kann man einen anderen Mitarbeitenden wie folgt, dem laufenden Gespräch hinzufügen.
    1. Befindet sich der Mitarbeitende, welchen man dem laufenden Gespräch hinzufügen möchte, im virtuellen Ort, reicht ein Klick auf die Methode "Dazu holen" aus, um den Mitarbeiter darüber zu informieren. Durch Klick auf die Methode wird eine Teilnahme für das Gespräch erstellt und der angesprochene Mitarbeiter per Benachrichtigung darüber informiert. Über die Benachrichtigung kann dieser dem Gespräch beitreten. Zusätzlich wird im oberen Bereich des aktiven Gesprächs das Statusfenster zur Benachrichtigung angezeigt.
    2. Befindet sich der Mitarbeiter nicht im virtuellen Ort, kann man im Gespräch nach unten Scrollen. Hier gibt es die Methode "Teilnehmer hinzufügen". Ein Klick auf diese Methode erstellt im Gespräch unter der Überschrift "Neuer Teilnehmer" eine leere Teilnahme. Klickt der Mitarbeiter auf die 3 Punkte neben dem Attribut "Teilnehmer" (...) wird die Kontaktübersicht inkl Suchfunktion angezeigt. Hier kann man nach dem Mitarbeiterkontakt suchen, welchen man dem Gespräch hinzufügen möchte. Hat man den entsprechenden Kontakt gefunden, reicht ein Klick auf die Methode "Auswählen" aus, um eine Teilnahme am Gespräch zu erstellen. Durch das Erstellen einer Teilnahme bekommt der Mitarbeitende eine Benachrichtigung und kann über diese dem laufenden Gespräch beitreten. Zusätzlich wird im oberen Bereich des aktiven Gesprächs das Statusfenster zur Benachrichtigung angezeigt
    Alternativ hat man auch die Möglichkeit eine Teilnahme über das Objekt "Teilnahmen" im Gespräch zu erstellen. Hierzu öffnet man  Objekt "Teilnahmen" in einem neuen  Browsertab durch Strg + Linksklick mit der Maus. Im neuen Tab wird nun der Listenreport angezeigt. Hier klickt man auf die Methode "Teilnahme erstellen", sodass sich die Detailseite der neuen leeren Teilnahme öffnet. Im Anschluss klickt man beim Attribut "Teilnehmer" auf die 3 Punkte und sucht nach den Mitarbeitenden, welche man zum Gespräch hinzufügen möchte. Hat man den entsprechenden Kontakt gefunden, klickt man auf die Methode "Auswählen". Durch das Erstellen einer Teilnahme bekommt der Mitarbeitende eine Benachrichtigung und kann über diese dem laufenden Gespräch beitreten. Zusätzlich wird im oberen Bereich des aktiven Gesprächs das Statusfenster zur Benachrichtigung angezeigt.

    Als Mitarbeiter einen weiteren externen Kontakt zu einem laufenden Gespräch hinzufügen, welcher im virtuellen Ort wartet

    Ist man mit einem externen Kontakt im Gespräch und man möchte einen anderen externen Kontakt (welcher im virtuellen Ort wartet) zum Gespräch dazuholen, geht man wie folgt vor:

    Zuerst scrollt man im Gespräch zum Bereich, wo der virtuelle Ort inkl. der aktiv laufenden Gespräche angezeigt wird. Neben jedem Kontakt im virtuellen Ort wird die Methode "Dazu holen" angezeigt. Ein Klick auf diese Methode reicht aus, um den Kontakt per Benachrichtigung darüber zu informieren, sodass er dem laufenden Gespräch beitreten kann.

    Wie beendet / verlässt man ein Gespräch?

    Aus Sicht des Mitarbeiters
    Ist das Gespräch beendet, reicht ein Klick auf die Methode "Beenden" um das offene Gespräch zu beenden. Im  Anschluss wird man wieder in den virtuellen Ort in die Übersicht verschoben, sodass man für neue Gespräche zur Verfügung steht.

    Aus Sicht des Teilnehmers
    Möchte man als externer Teilnehmer ein laufendes Gespräch verlassen, hat man 2 Möglichkeiten:
    1. Entweder man schließt einfach den den Browsertab in welchem das Gespräch stattgefunden hat
    2. Oder man klickt im unteren Bereich auf den virtuellen Ort (über dem Gespräch). Dadurch verlässt man das aktuell laufende Gespräch, sodass der Mitarbeiter dieses beenden kann. Man selbst ist aber noch im virtuellen Ort, sodass man jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt erneut ein Gespräch beginnen kann.

    13:27 18. Februar 2026
    16:19 07. Oktober 2026