Die Lösung für Besprechungen
Kennen Sie das auch? Man möchte mit Kollegen einige wichtige Themen besprechen und tauscht mehrere Tage lang zahllose E-Mails zur Termin- und Themenfindung aus. Man schreibt ein Dokument mit der Agenda. Auch das wird mehrmals per E-Mail hin und her geschickt, bis alle ergänzt haben, was sie besprechen möchten.
Ist der Zeitpunkt der Besprechung endlich gekommen, erscheint nur die Hälfte der Teilnehmer. Das Dokument lässt sich nicht öffnen oder ist veraltet. Der für das Protokoll zuständige Mitarbeiter ist erkrankt und zwei Stunden später haben alle wieder vergessen was vereinbart wurde.
Stellen Sie sich im Gegensatz zu diesem Chaos vor, dass Sie eine Besprechung ganz effizient in vier einfachen Arbeitsschritten durchziehen:
cmxOrganize kann das besser!
Mit cmxOrganize planen Sie Besprechungen mit Einzelpersonen und Gruppen mit wenigen Mausklicks. Die Agenda und Notizen / Dokumente zur Vorbereitung sind dynamisch und für alle Beteiligten jederzeit einsehbar. Während der Besprechung haken Sie die Themen in Echtzeit ab, verteilen Aufgaben und planen Folgebesprechungen. Nach der Besprechung erzeugen Sie über eine Dokumentvorlage das Protokoll und verschicken es per Nachricht an alle Teilnehmer.
Teilnehmer einladen
Die Teilnehmer für Besprechungen stammen aus dem Pool Ihrer Mitarbeiterkontakte. Sie stellen sowohl individuelle Gruppen zusammen als auch Besprechungen für bestehende Arbeitsgruppen und Geschäftsstellen. Einzelne Mitarbeiter laden Sie jederzeit per Mausklick ein oder entfernen sie aus der Besprechung.
Termin finden
Die Terminfindung geschieht in der Planung. Die Kalender aller Teilnehmer werden nebeneinander dargestellt. Sie sehen auf einen Blick wer wann Zeit hat, und finden problemlos einen gemeinsamen Termin.
Alle Beteiligten werden auf Ihrer Startseite über den Termin informiert. Dank der Möglichkeit, dass jeder seine Teilnahme mit einem Mausklick absagen kann, behalten Sie immer den Überblick darüber, wer eingeladen wurde, und wer zugesagt hat.
Themen sammeln
In einer Besprechung werden Vorgänge als Themen “gesammelt”. Alle Teilnehmer bekommen Benachrichtigungen, wenn Themen ergänzt werden.
Sie können jederzeit den Besprechungsvorgang öffnen um sich zu informieren, welche Themen in welcher Reihenfolge besprochen werden sollen. Direkt im Besprechungsvorgang machen Sie Notizen die für alle sichtbar sind (wie z. B. ein Zoom-Link) und laden Bilder sowie Dokumente hoch um sie dem Team zur Vorbereitung zur Verfügung zu stellen.
Besprechung durchführen
Während der Besprechung haken Sie Themen der Reihe nach ab. Was aktuell nicht besprochen werden kann oder soll, verschieben Sie elegant mit einem Mausklick in die nächste Besprechung (falls es noch keine gibt, kümmert sich das System darum und legt eine für Sie an).
Direkt in der Besprechung ist Platz für ein Protokoll. Da es sich bei der Agenda um einzelne Vorgänge handelt, schicken Sie verteilte Aufgaben mit wenigen Mausklicks direkt während der Besprechung an die Person, die sie bearbeiten soll.
Nach der Besprechung erstellen Sie mit wenigen Mausklicks ein Protokoll (Dokumentvorlage) und verschicken es an alle Beteiligten. So ist für alle, auch Kollegen die eingeladen aber nicht anwesend waren, schriftlich festgehalten, was besprochen wurde.
Coole Sache, wo bekomme ich das?
Das Objekt “Besprechungen” und alles was dazugehört ist Teil von cmxOrganize und steht Ihnen im Rahmen der vorhandenen Lizenz uneingeschränkt zur Verfügung. Sie können gleich wenn Sie diesen Artikel fertig gelesen haben, ihre erste Besprechung anlegen.