Dokumentation der Prozessbeschreibung für Digitale Unterschriften
Im Folgenden wird der Prozess beschrieben, wie Digitale Unterschriften in cmxOrganize funktionieren und was genau passiert, wenn eine Unterschrift gesetzt bzw. ein Honorarvertrag bestätigt wird.
Grundsätzliche Informationen zur Digitalen Unterschrift:
- Jeder Zugang zum Internetauftritt in cmxOrganize kann nur einmal existieren und ist an die E-Mailadresse des Kontakts gebunden.
- Zum Unterschreiben eines Dokuments ist immer ein Login über den Internetauftritt erforderlich.
- In der Unterschrift ist immer eindeutig erkennbar, wer unterschrieben hat.
- Bestätigte Unterschriften können nicht verändert werden.
Prozessbeschreibung für die Digitale Unterschrift:
Wird per Automatismus (Cronjob / Trigger) oder manuell eine E-Mail versendet in welcher per Platzhalter ein Dokument mit Unterschriftfunktion enthalten ist, passiert folgendes:
- Das Dokument wird erstellt und ist über die Applikation "Dokumente" verknüpft.
- Zum Dokument wird im Objekt "Unterschriften" eine Unterschrift erstellt.
- Der Status der dazugehörigen Unterschrift des Dokuments ist "ausstehend". Des Weiteren werden vom System die Attribute "Kontakt", "Dokument" und "verknüpftes Objekt" befüllt.
- Handelt es sich bei dem Dokument um ein Honorarvertrag, wird das Attribut "Status" im dazugehörigen Honorarvertrag auf "versendet" geändert. Des Weiteren wird im Attribut "letzte Statusänderung" der dazugehörigen Zeitstempel gesetzt.
Die E-Mail selbst enthält einen Link zur Detailseite des Dokuments im Internetauftritt. Klickt man nun diesen Link an und ist nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Durch den Login in den Internetauftritt wird der Kontakt verifiziert und die Detailseite des Dokuments geöffnet.
Loggt sich der Kontakt im internen Bereich des Internetauftritt ein und geht auf seine Profilseite, werden ihm im Bereich "Ausstehende Unterschriften" alle Dokumente mit Unterschriftfunktion angezeigt, welche für ihn generiert aber von ihm noch nicht unterschrieben wurden. Durch Klick auf das jeweilige Dokument wird dessen Detailseite angezeigt.
Um das Dokument nun digital zu unterschreiben, gibt es folgende Möglichkeiten:
Nachdem die Detailseite des Dokuments auf einem Desktop PC oder Notebook geöffnet wurde:
- Wird im unteren Bereich des Dokuments wird der Name des Kontakts, das Auswahlfeld "Dieses Dokument unterzeichnen" und der Button "Unterschrift jetzt setzen" angezeigt.
- Hier muss der Haken im Auswahlfeld "Dieses Dokument unterzeichnen" gesetzt werden, um dann über den Buttons "Unterschritt jetzt setzen" das Dokument zu unterzeichnen.
- Wird im unteren Bereich des Dokument wird der Name des Kontakts, ein Unterschriftfeld und der Button "Unterschrift jetzt setzen" angezeigt.
- Das Unterschriftenfeld dient zur Eingabe der Unterschrift per Finger oder Stift.
- Klickt man im Anschluss auf den Button "Unterschritt jetzt setzen" wird die Unterschrift aus dem Unterschriftenfeld übernommen und als Bild in das Objekt "Unterschrift" eingefügt.
- Hat man sich im Unterschriftfeld verschrieben oder wurde die Eingabe nicht richtig angenommen, kann man den Button "zurücksetzen" nutzen, um das Feld zu leeren. Nun kann die Unterschrift erneut gesetzt werden.
- Wird das Feld angeklickt und ohne Strichführung abgesendet, wird ein weißes (Unterschriften-)Bild verknüpft. Dies erzeugt oft den Anschein, dass ein Fehler (Bild ohne Inhalt) aufgetreten sei, was aber nicht der Fall ist.
Prüfreport
Im Objekt "Unterschriften" kann man über den Report "Unterschriften zu Dokumenten" den Unterschriftenstatus einsehen.
Dokument mit Unterschriftenfunktion wird Digital unterschrieben
Folgendes passiert in der Unterschrift des Dokuments:
- Attribut "Status" wechselt von "ausstehend" auf "gültig"
- Wird im Dokument durch das Setzen des Hakens im Auswahlfeld "Dieses Dokument unterzeichnen" unterschrieben, wird das Attribut "Unterschrift per authentifiziertem Klick" auf "ja" gesetzt.
- Wenn der Kontakt über ein mobile device per Unterschriftfeld unterschrieben hat, wird im Attribut "Unterschriftenbild" das Bild verlinkt. Der Wert des Attributs "Unterschrift per authentifiziertem Klick" bleibt auf "nein" stehen.
- Im Attribut "Benutzer" wird der Kontakt hinterlegt, welcher das Dokument unterzeichnet hat.
- Im Attribut "MD5 Hash" wird der kryptografische Hash-Schlüssel hinterlegt, welcher zur Überprüfung der Daten verwendet werden kann.
Durch das Setzen der Digitalen Unterschrift auf der Detailseite des Dokuments Honorarvertrag (Art der Dokumentenvorlage = Vertrag) im Internetauftritt werden zu den Änderungen in der dazugehörigen Unterschrift im Honorarvertrag die folgenden Änderungen vorgenommen:
- Attribut "bestätigt durch Honorarkraft" wird auf "Ja" gesetzt
- Attribut "Status" ändert sich auf "in Durchführung"
- Attribut "Bestätigt am" wird mit dem Zeitstempel befüllt, in welchem das Attribut "bestätigt durch Honorarkraft" auf "Ja" gesetzt wurde.
- Attribut "Bestätigt durch" wird mit dem Kontakt befüllt, welcher den Honorarvertrag unterschrieben hat.
Setzt ein Mitarbeitender im Honorarvertrag das Attribut "bestätigt durch Honorarkraft" manuell auf "ja", ändern sich die Attribute wie folgt:
- Honorarvertrag
- Attribut "Status" ändert sich auf "in Durchführung"
- Attribut "Bestätigt am" wird mit dem Zeitstempel befüllt, in welchem das Attribut "bestätigt durch Honorarkraft" auf "Ja" gesetzt wurde.
- Attribut "Bestätigt durch" wird mit dem Mitarbeiter-Kontakt befüllt, welcher den Honorarvertrag "bestätigt".
- in der dazugehörigen Unterschrift
- Das Attribut "Unterschrift per authentifiziertem Klick" wird auf "ja" gestellt
- im Attribut "Benutzer" wird der Kontakt des Mitarbeiters verknüpft, welcher im dazugehörigen Honorarvertrag das Attribut "bestätigt durch Honorarkraft" auf "Ja" gesetzt hat.
Prüfreport
Im Objekt "Honorarverträge" kann man über den Report "Honorarverträge verwalten" einsehen, welcher Vertrag versendet bzw. schon bestätigt wurde (bestätigt durch Honorarkraft "ja" und Status "in Durchführung").