Automatische Löschfunktion von Dokumenten
In Dokumentvorlagen gibt es die Möglichkeit eine "automatische Löschfunktion" zu aktivieren. Dadurch kann Speicherplatz gespart werden.
Dokumente, welche aus dieser Vorlage generiert wurden, werden dann vom System nach Ablauf der "Speicherdauer in Tagen" automatisch - auch rückwirkend nach Setzen des Wertes - gelöscht.
Hinweis:
- Für manuell in das System hochgeladene Dokumenten ist eine automatische Löschung durch das System nicht möglich!
- Die kleinste einzustellende Speicherdauer ist 1 Tag.
- Über den Prüfreport "Dokumentenvorlagen und Speicherdauer" (Objekt "Dokumente") können Sie prüfen, für welche Dokumentenvorlagen die Einstellung "Speicherdauer in Tagen" gesetzt ist. Über die gleichnamige Spalte können Sie den gesetzten Wert anpassen.
- Die automatische Löschfunktion löscht keine Dokumente welche
- aus einer Dokumentvorlagen erstellt wurden, deren Vorlagenbezeichnung sepa, rechnung, quittung, mahnung, staus, überweisung, lastschrift, bar, mandat, finanz, zahlung, einnahme oder kasse enthält.
- aus dem Objekten mandat, schnittstelle, honorarvertrag, beleg, zahlung oder gutschein generiert wurden.
Um den Wert für die Speicherdauer in einer Dokumentenvorlage zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die gewünschte Dokumentvorlage (z.B. Teilnehmerliste).
- Prüfen Sie in der Dokumentenvorlage im Bereich "Dokumentenmanagement" (rechte Seite), ob die Eigenschaft "Automatisch löschen" auf "Ja" gestellt ist. ACHTUNG: Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass die Dokumente, welche aus der Vorlage generiert werden, später vom System gelöscht werden können, da diese Eigenschaft vererbt wird.
- Öffnen Sie in der Dokumentvenenvorlage die Applikation "Einstellungen". Hinweis: Sollte diese nicht vorhanden sein, können Sie die Applikation durch Klick auf den Link "Applikation bearbeiten" hinzufügen.
- Ist die Applikation "Einstellungen" geöffnet, gibt es im oberen Bereich unter der Überschrift "Mögliche Einstellungen" die Vorlage:
Speicherdauer in Tagen. Durch Klick auf die Vorlage kann die Einstellung gesetzt werden. Im Anschluss wird diese im Bereich "Einstellungen" angezeigt. Neben "Speicherdauer in Tagen", können Sie die Anzahl der Tagen definieren, nach denen ein von dieser Vorlage erstelltes Dokument gelöscht wird.