Automatische Löschfunktion von Dokumenten

In Dokumentvorlagen gibt es die Möglichkeit eine "automatische Löschfunktion" zu aktivieren. 

Dokumente, welche aus dieser Vorlage generiert wurden, werden dann vom System nach Ablauf der "Speicherdauer in Tagen" automatisch - auch rückwirkend nach Setzen des Wertes - gelöscht.

Dadurch kann Speicherplatz gespart werden.

ACHTUNG:
Für manuell in das System hochgeladene Dokumenten ist eine automatische Löschung durch das System nicht möglich! Die kleinste einzustellende Speicherdauer ist 1 Tag. Des Weiteren ignoriert die automatische Löschfunktion alle Dokumente welche aus einer Dokumentvorlagen erstellt wurden sind, deren Vorlagenbezeichnung: sepa, rechnung, quittung, mahnung, staus, überweisung, lastschrift, bar, mandat, finanz, zahlung, einnahme oder kasse enthält, auch wenn eine entsprechende Einstellung gesetzt ist und die Dokumente dürfen nicht aus dem Objekten mandat, schnittstelle, honorarvertrag, beleg, zahlung oder gutschein generiert worden sein.

Um den Wert für die Speicherdauer in einer Dokumentenvorlage zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Dokumentvorlage (z.B. Teilnehmerliste).
  2. Prüfen Sie in der Dokumentenvorlage im Bereich "Dokumentenmanagement" (rechte Seite), ob die Eigenschaft "Automatisch löschen" auf "Ja" gestellt ist. ACHTUNG: Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass die Dokumente, welche aus der Vorlage generiert werden, später vom System gelöscht werden können, da diese Eigenschaft vererbt wird.
  3. Öffnen Sie in der Dokumentvenenvorlage die Applikation "Einstellungen". Hinweis: Sollte diese nicht vorhanden sein, können Sie die Applikation durch Klick auf den Link "Applikation bearbeiten" hinzufügen.
  4. Ist die Applikation "Einstellungen" geöffnet, gibt es im oberen Bereich unter der Überschrift "Mögliche Einstellungen" die Vorlage:
    Speicherdauer in Tagen. Durch Klick auf die Vorlage kann die Einstellung gesetzt werden. Im Anschluss wird diese im Bereich "Einstellungen" angezeigt. Neben "Speicherdauer in Tagen", können Sie die Anzahl der Tagen definieren, nach denen ein von dieser Vorlage erstelltes Dokument gelöscht wird.
Hinweis:
Über den Prüfreport "Dokumentenvorlagen und Speicherdauer", welchen Sie im Objekt "Dokumente" finden können Sie prüfen, für welche Dokumentenvorlagen die Einstellung "Speicherdauer in Tagen" gesetzt ist. Über die gleichnamige Spalte können Sie auch eingestellte Speicherdauer anpassen.