Detailbeschreibung zur E-Rechnung

Wir unterstützen im System folgende Formate:
  • EN 16931 (Diese Europäische Norm definiert das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung und wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Europa entwickelt.)
  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
  • XRechnung (Pflichtformat für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.)
  • Factur-X (französisch-deutscher Standard, der PDF/A-3 mit eingebettetem XML kombiniert)
Voraussetzungen
  • Bei den Steuersätzen muss "eRechnung: Steuertyp" angegeben werden
  • Die Kontoeinträge müssen Steuersätze enthalten
  • Die Zahlungshinweise müssen ggf. individualisiert werden
  • Bei Abrechnungsvorlagen zum Objekt "Forderung" muss der Kontakt des Gläubigers hinterlegt werden
  • Bei Verarbeitung von Eingangsrechnungen muss mindestens eine Abrechnungsvorlage mit "Eingangsrechnung" in der Vorlagenbezeichnung vorhanden sein. Das Objekt der Abrechnungsvorlage muss "Verbindlichkeit" sein.
  • Bei den Adressen muss das Land gepflegt sein.

Zahlungsaufforderungen/Rechnungen
Das System erzeugt automatisch bei jedem Beleg eine Erweiterung "eRechnung". Das im Beleg erzeugte Dokument (pdf) ist eine eRechnung gemäß EN16931. Die pdf-Datei enthält sowohl die bisherige Dokumentenansicht als auch die XML-Datei als eingebetteten Anhang.
Sie können die Belege wie bisher per E-Mail versenden. Die Empfänger können die angehängte Rechnung lesen oder maschinell verarbeiten.

Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen können auf zwei Arten ins System gelangen:
  • hochladen einer pdf-Datei (eRechnung)
  • Empfang einer E-mail mit einer pdf-Datei (eRechnung) im Anhang
Die Dateien sind in cmxOrganize immer durch ein Dokument-Objekt abgebildet. Das System erkennt bei neu erstellten Dokumenten automatisch, ob es sich bei der zugehörigen Datei (pdf oder xml) um eine eRechnung handelt. Wird eine eRechnung erkannt erstellt das System automatisch einen Beleg mit der Erweiterung eRechnung. Das Dokument wird automatisch mit dem Beleg verknüpft.
Das System prüft die eRechnung bezüglich der XML-Struktur und der Pflichtfelder. Ist alles korrekt und vorhanden, wird die eRechnung "gültig" und der Status steht auf "empfangen".

Bei der Erzeugung des Beleges mit einer gültigen eRechnung wird automatisch geprüft, ob es den in der eRechnung vorhandenen Kontakt schon gibt oder nicht. Der Kontakt wird bei Bedarf neu angelegt. Der Kontakt wird automatisch mit dem Beleg verknüpft. Der Beleg erhält folgende Informationen aus der eRechnung:
  • Datum
  • externe Nummer
  • Kontakt
    • Bankverbindung
    • Anschrift
    • Telefon
    • E-Mailadresse
Erzeugen der Verbindlichkeit und Abrechnung aus einer Eingangsrechnung
Über die Methode "Generiere Abrechnung und Verbindlichkeit" in der Erweiterung eRechnung werden die in der eRechnung enthaltenen Informationen ausgelesen. Die Methode erzeugt
  • eine Verbindlichkeit beim Kontakt 
  • pro Rechnungsposition einen Kontoeintrag mit den gelieferten Informationen
  • eine Abrechnung basierend auf der ausgewählten Abrechnungsvorlage
  • eine geplante Zahlung mit dem in der Rechnung angegebenen Zahlungsziel
Liefert die eRechnung in den Rechnungspositionen einen Steuersatz an, der im System nicht vorhanden ist wird dieser automatisch erzeugt.

Neue Eigenschaften, die durch die eRechnung hinzu gekommen sind
  • Abrechnung: Zahlungshinweis
  • Abrechnung: Leistungsbeginn
  • Abrechnung: Leistungsende
  • Abrechnung: Gläubiger
  • Abrechnungsposition: Leistungsbeginn
  • Abrechnungsposition: Leistungsende
  • Abrechnungsposition: Anzahl
  • Steuersatz: eRechnung: Steuertyp
Diese Angaben werden automatisch befüllt.

Neue Objekte, die durch die eRechnung hinzu gekommen sind
  • Objekterweiterung eRechnung (erweitert Beleg)
  • Objekt Zahlungshinweis