Mindern = „Ermäßigung/Erstattung“ erstellen
Sofern eine Zahlung erfolgte, die nun vollständig oder in Teilen Rückerstattet werden soll, können Sie dies folgendermaßen abwickeln. (z.B. wenn eine Person mit Attest aus einer Veranstaltung ausscheidet und in diesem Einzelfall aus Kulanz eine Ermäßigung/Erstattung des Entgelts beschlossen wird.)
- Gehen Sie in die Anmeldung in den Bereich Aktuelle Forderungen.
- Klicken Sie auf Ermäßigung/Erstattung.
- Sollten Sie mit Sachkonten arbeiten, können Sie dieses hier auswählen.
- Geben Sie Betrag und Verwendungszweck an.
Nun wird ein Gegenkontoeintrag in entsprechender Höhe gesetzt, der erstattet (z.B. per Überweisung oder Bar-Auszahlung) oder als Guthaben intern verrechnet werden kann.
Rücküberweisung
Das System erkennt anhand der Kombination „Zahlungsart“ und Betrag positiv oder negativ automatisch, wie bei automatisierter Verarbeitung mit der Zahlung umzugehen ist. (Im Falle der Zahlungsart „Lastschrift“ im Vermögen wird die Abrechnung die Art „Überweisung“ bekommen.)
Steht die Zahlungsart auf Bar und Sie möchten den Betrag trotzdem nicht auszahlen, sondern überweisen, dann können Sie trotzdem zunächst die Abrechnung erstellen. Und anschließend in der Abrechnung die „Art“ von „Barauszahlung“ auf „Überweisung“ umstellen.
Barauszahlung
Sollte keine Bankverbindung vorliegen, können Sie den Betrag natürlich auch bar auszahlen.
Wählen Sie dafür wieder die entsprechende Kasse. Diese Einstellung merkt sich das System für die Dauer der aktuellen „Session“. Nun können Sie Bar-Auszahlung anklicken.
Ein Dialog erscheint, der bereits den offenen Gesamtbetrag enthält. Wählen Sie nun das Zahlungsmittel aus, die Auswahl hängt von den hinterlegten Zahlungsmitteln ab. Als Standardzahlungsmittel für eine Barzahlung ist „Bar“ hinterlegt. Weitere Zahlungsmittel können bei Bedarf zusätzlich hinterlegt werden. (Beispiel: EC-Karte).
Scrollen Sie etwas nach unten. Hier wurde der Quittungsbeleg bereits erstellt. Dort können Sie den Beleg öffnen / herunterladen und drucken. Wenn Sie unseren „Mail- (und SMS-Versand)“ nutzen, so können Sie die Quittung auch direkt von dieser Stelle aus versenden.
Guthaben verrechnen statt auszahlen
Möchte ein Teilnehmer das ihm das Geld nicht erstattet wird, sondern der Betrag als Guthaben im System verbleiben soll, so klicken Sie bei dem entsprechenden Kontoeintrag auf „abrechenbar“ und stellen damit um auf „nicht abrechenbar“.
Damit wird unterbunden, dass der Betrag über eine Sammelabrechnung ausbezahlt werden kann. Er steht dann nur noch zur manuellen Verarbeitung zur Verfügung und kann mit einer noch offenen Forderung oder der Forderung einer zukünftigen Anmeldung verrechnet werden.
In anderen Anmeldungen eines Auftraggebers wird das Guthaben angezeigt, solange ein offener Betrag existiert, der nicht in einer Abrechnung eingebunden ist.
HINWEIS: Guthaben müssen immer manuell verarbeitet werden. Es erfolgt keine automatische Guthabenübernahme in der Sammelabrechnung.
Scrollen Sie nach unten zu „Aktuelle Forderungen“ und stellen Sie sicher, dass die abzurechnende Forderung markiert ist (1.). Markieren sie das „Guthaben“ (2.), markieren Sie die passende Abrechnungsvorlage (z.B. „Forderungen abrechnen (aus Anmeldungen)“ (3.) und klicken anschließend auf „Abrechnung erstellen“ (4.).
Im Bereich „Zahlungen“ sehen Sie dann die Zahlungen mit dem Zahlungsmittel „interne Verrechnung“ und dem Verwendungszweck „Guthabenübernahme aus Quelle“. Bleibt eine Restforderung, so entsteht eine geplante Zahlung über den offenen Restbetrag.
Mit einem Klick auf „Quelle“ gelangen Sie in die Abrechnung, aus der der Guthabenbetrag übernommen zurück.
Guthaben verrechnen vor Veröffentlichung der Veranstaltung (Weitermeldung)
Erhalten Sie Weitermeldungen, bevor die entsprechenden Veranstaltungen publiziert sind? Dann steht die Veranstaltung noch nicht auf in Durchführung und zu diesem Zeitpunkt erstellte Abrechnungen werden fehlerhalft.
Fehler: Veranstaltung befindet sich noch in Planung. Abrechnung noch nicht möglich.
Sollten Sie zu diesem trotzdem Guthaben verrechnen wollen, können Sie vorgehen wie folgt:
Erstellen Sie in der betroffenen Anmeldung manuell eine Abrechnung. Hierdurch erhalten Sie zwar eine fehlerhafte Abrechnung, aber sobald die VA auf in Durchführung gestellt wurde, ist der Fehler weg. Sie können lediglich zum Zeitpunkt der fehlerhaften Abrechnung keinen Beleg erstellen.
Wird später diese fehlerhafte Abrechnung über „Forderungen abrechnen“ aufgesammelt und die Sammelabrechnung ausgeführt, so wird automatisch ein Check auf den Status der Veranstaltung durchgeführt. Seht diese auf „in Durchführung“, wird die Fehlermeldung entfernt.
Sollten Sie nach Umstellung der Veranstaltung auf „in Durchführung“ manuell abrechnen wollen, um sofort einen Rechnungs-Beleg als Zahlungsaufforderung zu erstellen, können Sie über die Methode "Check" in der Abrechnung prüfen, ob die Veranstaltung auf in Durchführung steht, auch dann wird die Fehlermeldung entfernt und der Beleg kann erstellt werden.