Rücklastschrift verarbeiten (Lastschriften)
Wichtig: Gebühren (Mahngebühren und Rücklastschriftgebühren) sind immer eigene Forderungen im Kontakt, nicht in der Anmeldung.
Zur besseren Verarbeitung werden Sie bei offenen Kontoeinträgen in einer Anmeldung angezeigt, gibt es keine offenen Kontoeinträge, finden Sie die Gebühren nur im Vermögen des Kontaktes.
Gründen für Rücklastschriften:
- Das Konto ist nicht gedeckt.
- Die Bankverbindung ist nicht mehr gültig.
- Der Kontoinhaber erhebt Widerspruch gegen die Abbuchung.
Erhalten Sie von der Bank die Information über eine Rücklastschrift, so können Sie diese über die entsprechende Anmeldung , Abrechnung oder das Vermögen verarbeiten.
- Gehen Sie in der Anmeldung zum Bereich „Abgerechnete Abrechnungen“, oder in der Abrechnung zum Bereich Zahlungen und klicken Sie auf der rechten Seite in der Zahlung auf „Rücklastschrift“.
- Oder gehen Sie über den Report „.Zahlungen aus Forderungen“ (Zahlung). Filtern Sie im Report nach der Abrechnungs-Nummer. Durch einen Klick auf den entsprechenden Link bei „Vermögen » verknüpftes Objekt“, werden Sie auf das Vermögen weitergeleitet, dass die Zahlung über Lastschrifteinzug enthält. Hier klicken Sie in der Zahlung auf „Rücklastschrift“.
Beim Klick auf „Rücklastschrift“ öffnet sich ein Eingabedialogfenster.
- Falls benötigt, können in diesem Dialogfeld auch Buchhaltungskennziffern wie Sachkonto/Kostenstelle/Kostenart verknüpft werden.
- Der „Verwendungszweck“ wird automatisch vergeben, kann aber manuell angepasst werden.
- Bei „Bankgebühr“ darf ausschließlich der Betrag der Bankspesen (Gebühren) hinterlegt werden. Hier ist eine „0“ voreingestellt. Hinweis: drücken Sie nach der Eingabe des Betrages die Taste „Enter“ wird die Rücklastschrift erstellt.
- Bei Notiz können Sie den zugehörigen Kontoauszug angeben. Anschließend klicken Sie auf „Rücklastschrift erstellen“. Hinweis: drücken Sie nach der Eingabe einer Notiz die Taste „Enter“ wird die Rücklastschrift erstellt.
Bei der Verarbeitung einer Zahlung als „Rücklastschrift“ bleibt die aktuelle Abrechnung erhalten und der Betrag der Lastschrift-Zahlung ist wieder offen. Dadurch bleibt auch die ursprüngliche Rechnungsnummer erhalten. Die Zahlung wird im Hintergrund automatisch storniert und in der bestehenden Abrechnung wird die Rücklastschriftgebühr als zusätzliche Forderung angelegt.
Damit enthält die Abrechnung zwei getrennte Forderungen:
- die ursprüngliche Forderung über die Kursgebühr und
- zusätzlich die neue Forderung, welche die Rücklastschriftgebühr enthält
Die „Art“ der bestehenden Abrechnung wird automatisch auf „Zahlungsaufforderung“ gesetzt, damit nicht versehentlich von derselben (nicht mehr existierenden / nicht gedeckten) Bankverbindung wieder per Lastschrift eingezogen wird.
HINWEIS: Soll der Teilnehmer doch eine weitere Lastschrift erhalten (Rücklastschrift war ein Versehen oder nicht berechtigt), so können Sie die Art der Abrechnung manuell wieder auf „Lastschrift“ ändern und mit der nächsten Sammelabrechnung abrechnen. (Von einer Änderung der Art in einer Abrechnung bleibt die Zahlungsart des Vermögens grundsätzlich unbeeinflusst.)
Muss die Abrechnung wegen eines Fehlers abgebrochen werden, wird nach dem Abbruch die Forderung der Bankgebühr, sowie die anderen Forderungen bei den „Aktuelle Forderungen“ angezeigt. Nun können alle Forderungen wieder zusammen abgerechnet werden. Anschließend können Sie die Forderung/en der Abrechnung wie gewohnt aufsammeln und über die Sammelabrechnung abrechnen.
HINWEIS: Zahlungen werden durch den Abbruch einer Abrechnung nicht storniert.
Niederschlagung der Bankgebühr/Mahngebühr
Soll eine Bankgebühr/Mahngebühr nicht vom Zahlungspflichtigen eingefordert werden, muss die Abrechnung zunächst abgebrochen werden.
Nach dem Abbruch der Abrechnung kann die Gebühr über die Methode „Niederschlagung“ aus der Forderung herausgenommen werden. Klicken Sie hierzu auf „Niederschlagen“ und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „OK“.
Dies generiert im Hintergrund einen Kontoeintrag, der die Forderung über die Bankgebühr auflöst. Anschließend wird diese Forderung im Report „niedergeschlagene Forderungen“ angezeigt. Hier sehen sie dann auch die Daten zu: Betrag / niedergeschlagen am / Kontakt / Auslösendes Vermögen Mahngebühr / Auslösendes Vermögen Bankgebühr.
Haben Sie die Abrechnung erstellt, finden Sie bei den ausgelieferten Muster-Belegvorlagen „Rechnung Rücklastschrift (Forderungen aus Anmeldungen - automatische USt.)“ für den Fall, dass Sie dem entsprechenden Kontakt eine Rechnung nach dem zurückgewiesenen Lastschrifteinzug zusenden wollen.