Planung einer Veranstaltung
Beim Planen einer Veranstaltung empfehlen wir, in der folgenden Reihenfolge vorzugehen:
- Nummer eintragen bzw.ändern
- Programmpublikation festlegen
- Die Haken zum gewünschten Programm anklicken
- Falls die Zuweisung zum Programmbereich über eine Klassifikation erfolgen soll, die Applikation “Klassifikationen” öffnen und dort die gewünschten Klassifikationen auswählen.
- dann überprüfen, ob die Veranstaltung in den richtigen Programmbereich einsortiert wird.
- Status der Veranstaltung auf “in Bearbeitung” stellen
- Die wichtigsten Eigenschaften eintragen bzw. ändern
- Ggf. Vorspann
- Titel
- Untertitel
- Ggf. Arbeitstitel
- Art
- neu
- minimale Teilnehmerzahl
- maximale Teilnehmerzahl
- Terminierung
- Die Applikation “Terminserien” öffnen
- die bereits vorhandene Terminserie anklicken bzw. eine neue Terminserie anlegen
- bei neuen Veranstaltungen eine neue Terminserie erstellen
- Wichtig: Eine Terminserie muss auch dann angelegt werden, wenn nur ein Termin benötigt wird.
- einfache Terminserie (Veranstaltung findet an den selben Wochentag(en) zur selben Zeit am selben Ort statt)
- Starttermin
- Anzahl Tage
- beginnt um (Uhrzeit)
- endet um (Uhrzeit)
- Rhythmus (wöchentlich, täglich | bei eintägigen Veranstaltung egal, ob wöchentlich oder täglich)
- Ort
- Ferien / Feiertage belegen
- Ggf. mehrere Wochentag(e) auswählen an denen Termine gesetzt werden sollen
- Ggf. Pause (Pausendauer in Minuten) pflegen
- Terminserie mit Terminvorlage (Veranstaltung findet an unterschiedlichen Wochentag(en) mit abweichenden Zeit an unterschiedlichen Orten statt)
- Starttermin
- Endtermin (nur wenn Anzahl der Termine nicht bekannt ist)
- Anzahl Tage
- Rhythmus (wöchentlich, täglich)
- Ferien / Feiertage belegen
- Terminvorlage
- Wochentag
- beginnt um (Uhrzeit)
- endet um (Uhrzeit)
- Dauer berechnet sich von alleine
- Ort
- Ggf. Pause (Pausendauer in Minuten) pflegen
- Ggf. mehrere Wochentag(e) auswählen an denen Termine gesetzt werden sollen
- Ggf. weitere Terminvorlage für einen weiteren Wochentag anlegen (Terminvorlage "Neu" anklicken)
- Belegungsvorlage für die Belegung mehrerer Räume pro Wochentag (Belegungsvorlage "Neu" anklicken und Raum in der 2. Vorlage abändern)
- Termine generieren
- kontrollieren, ob alle Termine richtig sind
- Ggf. Termine löschen (nur währen der Planung) und Termine anhängen
- Ggf. Termine um terminieren (auf den Termin klicken und das Datum überschreiben)
- Ggf. Ort einzelner Termine ändern (auf den Termin klicken und den Ort wechseln)
- Hinweise:
- Termine neu generieren löscht alle Termine und erstellt diese nach der Logik der Terminserie neu.
- Wenn Sie nur den Ort oder die Uhrzeit ändern, müssen die Termine nicht neu generiert werden. Sie können stattdessen die Methoden “Orte übernehmen” oder “Zeiten übernehmen” ausführen. So werden manuelle Anpassungen an den Terminen beibehalten.
- ggf. im Text "Termininfo" die Terminabweichungen dokumentieren
- Applikation “Honorarvertrag” öffnen
- Bei kopierten Veranstaltungen den vorhandenen Honorarvertrag öffnen und bei neuen Veranstaltungen einen neuen Honorarvertrag erstellen
- Honorarkraft und Auftraggeber prüfen / verknüpfen
- Honorar(e) erstellen bzw. bearbeiten (es können beliebig viele Honorare kombiniert werden)
- Basisbetrag definieren
- Berechnungsart (pro teilgenommene... zur dynamischen Berechnung, pro Teilnehmer)
- Ggf. "Gültig ab" oder "Gültig bis" in Bezug auf eine bestimmte Teilnehmerzahl
- Aufwendungen erstellen bzw. bearbeiten (es können beliebig viele Aufwendungen kombiniert werden)
- Berechnungsart (pro teilgenommene... zur dynamischen Berechnung, pro Teilnehmer oder pro Teilnehmer ohne abgebrochene)
- Fahrtkosten: Basisbetrag und gefahrene Kilometer (gesamt) im Faktor hinterlegen
- Material: pro Teilnehmer
Zurück in der Veranstaltung
- Preise bearbeiten bzw. neue(n) Preis(e) erstellen
- Berechnungsart
- Basispreis
- Platzhalter (z. B. “Kostenfrei”)
- Zusatztext (wird nach dem Preis angezeigt, z. B. “Inkl. Schulungsmaterial”)
- rabattierbar ja/nein
- honorarrelevant ja/nein (wenn die Honorarkraft eine prozentualen Anteil des TN-Entgeltes erhalten soll)
- Veranstaltungstexte eingeben bzw. überarbeiten und Zielmedium definieren
- Beschreibungstext
- ggf. Pressetext
- Information
- Termininfo
- Teilnehmerinfo
- Bescheinigungstext
- Honorarkraftinfo
- interne Bemerkung
- Info für Raumverantwortlichen
- Schlagwörter in der Veranstaltung eintragen (für bessere Suchergebnisse, z. B. Joga statt Yoga)
- Daten zur Anmeldung
- Anmeldung intern möglich
- Anmeldung über Internetauftritt möglich
- Ggf. Anmeldeschluss vor Veranstaltungsbeginn (in Tagen)
- Folgende Eigenschaften bearbeiten:
- Internet publizierbar
- Druck publizierbar
- Künstlersozialabgabe
- Mitteilungsfeld | Titel des Mitteilungsfeldes | Mitteilungsfeld ist Pflichtfeld
- Anmeldeschluss vor Veranstaltungsbeginn (in Tagen)
- Wenn bei der Anmeldung zusätzlich Informationen abgefragt werden sollen, auch “Titel des Mitteilungsfeldes” und “Mitteilung ist Pflichtfeld”
- Szenario
- Statistikdaten
- In der Applikation "Empfehlungen" passende Veranstaltungen verknüpfen
Falls Sie mit Checklisten arbeiten, die passende Checkliste zur Veranstaltungsplanung bzw. -durchführung einfügen