Statistik KEB (Katholische Landesarbeitsgemeinschaft für Erwachsenenbildung in Bayern e. V.)

Vor der Erstellung einer Auswertung sollten alle Daten, die für die Statistik relevant sind, auf Vollständigkeit überprüft werden. 

In der Applikation "Zusatzdaten" von Veranstaltungen befindet sich der Abschnitt "KEB (Veranstaltung)". Unter "Erläuterung" wird hier die für die Statistik benötigte Erläuterung zu einer Veranstaltung hinterlegt.

In der Applikation "Zusatzdaten" von Orten kann kann im Abschnitt "KEB (Ort)" die Ortsnummer/Kommunenkennziffer eingetragen werden. 

Diese Angabe wird automatisch in Auswertungen übernommen.

Nach Aufrufen der Objektart "Auswertungen" in der Zentralen Suche wird über die blaue Schaltfläche "Auswertung erstellen" eine neue, leere Auswertung erstellt.

Folgende Eigenschaften sollten in der neuen Auswertung ausgefüllt werden:

Eine Geschäftsstelle muss nur ausgewählt werden, wenn sich mehrere Geschäftsstellen eine Installation teilen, die jeweils eigene Statistiknummern haben.

Bei einem Auswertungsset handelt es sich um eine Kopie aller für die Statistik relevanten Informationen einer Veranstaltung.

Änderungen die an einem Auswertungsset vorgenommen werden, werden nicht in die Veranstaltung übertragen. So ist es möglich die Statistikinformationen und Veranstaltungen getrennt voneinander zu bearbeiten.

Die Verwendung von „Auswertungssets“ ermöglicht es, mehrere voneinander unabhängige, Statistiken für den gleichen Satz an Veranstaltungen anzulegen (z. B. wenn Statistiken für mehrere Landesverbände erstellt werden, deren Vorgaben voneinander abweichen).

Nach Eingabe des Beginn- und Endedatums einer Auswertung wird unterhalb der Eigenschaften der Auswertung die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ angezeigt. Ein Klick auf "erstelle Auswertungssets" liest nun die Statistikdaten aller im vorgegebenen Zeitraum vorhandenen Veranstaltungen ein. Abhängig von der Anzahl an Veranstaltungen kann dies einige Minuten dauern.

Bei mehr als 1.000 Veranstaltungen kann es vorkommen, dass das System die Erstellung von Auswertungssets abbricht. In diesem Fall muss wiederholt auf „erstelle Auswertungssets“ geklickt werden, bis alle Veranstaltungen verarbeitet sind und die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ verschwindet.

Bei Erstellen der Auswertungssets werden alle Veranstaltungen berücksichtigt, die folgende Bedingungen erfüllen:

Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).

Die Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. korrigiert werden können.

Es wird dabei auch geprüft, ob bei Veranstaltungen ein Fachgebiet (= Stoffgebiet) angegeben ist. Bei fehlendem Fachgebiet/Stoffgebiet kommt ein entsprechender Hinweis und das Auswertungsset wird als "nicht plausibel" angezeigt.

Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler bzw. Hinweise direkt in der Veranstaltung zu korrigieren. Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Rohwerte neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ überprüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.

Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ ober-halb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.

Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren, es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt!

Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden.

Mit der Methode „Datei erstellen“ erzeugt das System einen Eintrag unter der Überschrift „Dokumente“ in der Auswertung.

In diesem Eintrag befinden sich drei Dateien zum herunterladen (eine HTML-Datei, ein Excel-Tabelle und eine TXT-Datei), die zum Hochladen im Verbandsportal benötigt werden.

Zusätzlich kann in der Applikation "Dokumente" einer Auswertung mit der Dokumentvorlage "KEB Bericht zur Landesstatistik der Erwachsenenbildung" ein Zusatzdokument zur Statistikdatei erzeugt werden. Hier werden die "Erläuterungen" der Veranstaltungen mit ausgegeben (siehe oben).

Achtung: Beim Einlesen einer Datei im Verbandsportal werden alle vorhandenen Berichtsbögen überschrieben. Um doppelte Arbeit zu vermeiden empfiehlt es sich darum, zuerst den Export einzulesen und danach die anderen Angaben einzutragen.