Statistik RLP (Landesverband Rheinland-Pfalz)
Es empfiehlt sich, die Auswertung für den DVV zuerst abzuschließen und die Auswertung für den Landesverband Nordrhein-Westfalen erst im Anschluss daran zu erstellen.
1. Veranstaltungen vorbereiten
Das Vorgehen zur Vorbereitung der Veranstaltungen ist bereits abgeschlossen, wenn gemäß der Empfehlung zuerst eine DVV-Statistik für den gleichen Zeitraum erstellt wurde.
2. Auswertung erstellen
Das Vorgehen zum Erstellen einer neuen Auswertung ist fast identisch mit dem Vorgehen für den DVV. Es gibt einen Unterschied:
Da die Verbandsvorgaben für Statistiken von denen des DVV abweichen, muss in der Eigenschaft "Auswertungsart" der Eintrag "Verband der Volkshochschulen von Rheinland-Pfalz e. V." ausgewählt werden.
3. Auswertungssets erstellen
Das Vorgehen zum erstellen der Auswertungssets ist identisch mit dem für den DVV.
4. Auswertungssets bearbeiten
Die statistikrelevanten Angaben für Veranstaltungen weichen von den Angaben für den DVV (Standard) ab und müssen darum für alle Auswertungssets manuell eingetragen werden.
Um den Arbeitsaufwand zu minimieren, werden Informationen für wiederkehrende Kurse aus den Auswertungssets einer bereits vorhandenen RLP-Statistik kopiert. Das geschieht mit der Methode "Daten von Auswertungsset aus Quelle kopieren" in der klickbaren Titelzeile der Auswertung.
Achtung: Diese Methode überschreibt die aktuelle Einträge in den Auswertungssets. Sie muss ausgeführt werden, bevor die Auswertungssets manuell bearbeitet werden.
Report "Statistikdaten WBG" in der Objektart "Veranstaltung"
In diesem Report werden Informationen aus den Auswertungssets aufgelistet. Wichtig ist, zuerst nach dem Statistikjahr bzw. dem Namen der Auswertung zu filtern (z. B. "2024 – RLP").
Die Veranstaltungsarten und Fachgebiete können direkt im Report bearbeitet werden.
Mit dem Filter „null“ oder „leer“ werden in den Spalten alle nicht ausgefüllten Zeilen angezeigt und können bearbeitet werden.
Hinweise zur Bearbeitung:
- In Rheinland-Pfalz werden die einzelnen Termine in dem Jahr gemeldet, in dem sie stattgefunden haben. Bei Veranstaltungen die über den Jahreswechsel hinaus gehen, werden Termine im Folgejahr erst in der nächsten Auswertung berücksichtigt. Bei Veranstaltungen die aus diesem Grund in mehreren Statistikjahren auftauchen, weichen die Angaben in den Spalten „Gesamt-UE“ und „UE Statistikjahr“ voneinander ab.
- Bei allen Veranstaltungen mit 5 und mehr Teilnehmern wird der Wert in der Spalte „anrechenbar Auswertung“ auf „ja“ gesetzt, kann allerdings manuell angepasst werden. Diese Spalte wird bei der Datenübertragung verwendet!
5. Auswertungssets prüfen
Wenn alle Einträge in dem Report vollständig sind, geht es zurück in die Auswertung. Hier wird die Methode „Alle prüfen“ angewendet (siehe Anleitung DVV-Statistik).
Es kann sein dass einige Informationen korrigiert werden müssen (siehe "Auswertungssets prüfen und bearbeiten" in der Anleitung für die DVV-Statistik).
Erst wenn alle gültigen Auswertungssets als „plausibel“ markiert sind, und alle, die nicht in die Auswertung aufgenommen werden sollen, als „inaktiv“, können die Exportdokumente erstellt werden.
6. Auswertungsdaten erstellen
Mit der Methode „Datei erstellen“ wird, erzeugt das System einen Eintrag unter der Überschrift „Dokumente“ in der Auswerung.
In diesem Eintrag befinden sich zwei Dateien zum herunterladen: eine HTML-Datei zur Ansicht / Kontrolle und eine XML-Datei mit dem gleichen Inhalt, die zum Hochladen im Verbandsportal benötigt wird.
Achtung: Beim Einlesen einer Datei im Verbandsportal werden alle vorhandenen Berichtsbögen überschrieben. Um doppelte Arbeit zu vermeiden empfiehlt es sich darum, zuerst den Export einzulesen und danach die anderen Angaben einzutragen.