Standardisierung im Bereich der Teilnehmerlisten
Bislang waren die Dokumentvorlagen “Teilnehmerliste” und “Teilnehmerliste (blanko)” in der Applikation "Dokumente" – abgesetzt von den anderen Vorlagen – zu finden. Da dieses Vorgehen nicht standardkonform war, war es nicht möglich, die damit erstellten Dokumente nach einer bestimmten Zeit automatisch löschen zu lassen.
Wir haben beide Teilnehmerlisten auf Dokumentvorlagen umgestellt, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, eine automatische Löschung auch für diese Dokumente zu aktivieren. Dadurch sparen Sie sowohl Speicherplatz als auch Arbeitszeit. Für Ihre Honorarkräfte ändert sich nichts, die Listen können genau wie bisher im Internetauftritt generiert und heruntergeladen werden.
Sie finden die Teilnehmerlisten in der Applikation "Dokumente" einer Veranstaltung. Klicken Sie dort auf "Musterdokumente anzeigen".
Teilnehmerlisten als individuelle Vorlage
Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung, die beschreibt, wie Sie die Teilnehmerlisten wieder ohne Umweg über einen Klick auf "Musterdokumente anzeigen" erreichen und außerdem die automatische Löschung der generierten Listen aktivieren können.
Öffnen Sie das Objekt "Dokumente" und wählen Sie dort den Report “Alle Muster” aus. Kopieren Sie die beiden Musterdokumente "Teilnehmerliste” und “Teilnehmerliste (Blanko)”.
Bitte achten Sie darauf, dass im Attribut “Art” der Dokumentvorlagen der Eintrag “Teilnehmerliste” ausgewählt ist. So wird im Internetauftritt statt der Muster-Dokumentvorlage Ihre Kopie verwendet.
Die erstellten Kopien sind nicht mehr als “Muster” gekennzeichnet. Darum werden sie in der Applikation "Dokumente" direkt unter der Überschrift “Dokumentvorlagen” aufgelistet.
Automatische Löschung aktivieren
Teilnehmerlisten sind das mit Abstand am häufigsten erstellte Dokument und nehmen, auch wenn die einzelnen Dateien klein sind, im Laufe der Zeit viel Speicherplatz ein.
Um erstellte Teilnehmerlisten automatisch nach einer gewissen Zeit zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Ihre Kopien der Teilnehmerlisten “Teilnehmerliste” und “Teilnehmerliste (Blanko)”.
- Öffnen Sie in der Dokumentvorlage die Applikation “Einstellungen” (ggf. müssen Sie diese Applikation erst hinzufügen).
- Klicken Sie auf den Link “Vorlage: Dokument >> Speicherdauer in Tagen” um die Einstellung zu setzen.
- Tragen Sie nun in der Spalte “Wert” im Report “Einstellungen” (unten in der Applikation) die Anzahl der Tage ein, nach denen mit der Vorlage erstellte Dokumente gelöscht werden sollen.