Mahnen über eine Sammelabrechnung

Voraussetzungen

  • Im System müssen Mahnstufen angelegt sein. Diese definieren je Mahnstufe zum einen optional die zu vergebende Mahngebühr, sie definieren zwingend die neue Zahlungsfrist, die zu verwendende Dokumentvorlage und die folgende Mahnstufe. Es ist jetzt auch möglich, für verschiedene Zwecke unterschiedliche „Mahnstufensets“ anzulegen (z.B. für Forderungen aus Anmeldungen und für Forderungen aus Mitgliedschaften).
  • In den Abrechnungsvorlagen der Forderungen muss die Startmahnstufe hinterlegt sein. Dadurch wird beim automatischen Mahnen über die Sammelabrechnung vorgegeben, mit welcher (Start-)Mahnstufe die erste Mahnung erzeugt werden soll.
  • Zwingende Voraussetzung zum Mahnen ist nun ein vorhandener Beleg (Zahlungsaufforderung/Rechnung) mit Nummer.
  • Wird in einer Abrechnung gemahnt (automatisch oder manuell) passiert dies  innerhalb der bestehenden Abrechnung. Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt erhalten und man kann im Mahndokument darauf Bezug nehmen.
  • Ist in der jeweilig genutzten Mahnstufe eine Gebühr hinterlegt, so wird automatisch im Kontakt (des Zahlungspflichtigen) eine Forderung mit dieser Gebühr erstellt und diese Forderung in die aktuelle Abrechnung eingebunden. Gibt es schon eine Forderung „Mahngebühren“ so werden weitere Mahngebühren (aus Mahnstufe 2 - 4) in der bestehenden Forderung „Mahngebühren“ hinzugefügt.
  • Beim Mahnen wird automatisch beim Rechnungsbeleg ein zusätzliches Dokument generiert, basierend auf der Dokumentvorlage der aktuellen Mahnstufe. Im Beleg wird oben immer das aktuelle Dokument angezeigt. Wenn Sie nach unten scrollen, sehen Sie in absteigender Reihenfolge die zeitlich nacheinander erzeugten Dokumente. Ganz unten ist die ursprüngliche Rechnung.
  • Bei Abbruch der Abrechnung wird die Forderung der Mahngebühren in der/den Forderungen, die in der Abrechnung enthalten war/en angezeigt. Man kann diese Forderung der Mahngebühr deshalb nun direkt über die Forderung einer Anmeldung wieder in eine Abrechnung einbinden
  • Soll die Mahngebühr(en) doch nicht vom Zahlungspflichtigen eingezogen werden, kann diese nach Abbruch der Abrechnung über die Methode „Niederschlagung“ aus der Forderung herausgenommen werden. Haben Sie bereits mehrfach gemahnt und sind dadurch mehrere Mahngebühren entstanden, werden diese hiermit alle niedergeschlagen. Dies generiert im Hintergrund jeweils einen Kontoeintrag, der die Forderung über die Mahngebühr(en) auflöst
  • Sie finden die niedergeschlagenen Forderungen (nur) im Report „niedergeschlagene Forderungen (Forderung)“. Dieser bietet Ihnen eine Übersicht über die Forderungen, die wegen Uneinbringlichkeit niedergeschlagen wurden.
  • Die Spalte Kontakt zeigt Ihnen den zugehörigen Kontakt an.
  • Klicken Sie auf die Einträge der Spalten „niedergeschlagene Forderungen“, „Auslösendes Vermögen Mahngebühr“ oder „Auslösendes Vermögen Bankgebühr (Rücklastschriftgebühr)“, kommen Sie in das entsprechende Vermögen mit den zugehörigen Beträgen.

Mahnen über eine Sammelabrechnung

Über die Sammelabrechnung kann automatisch gemahnt werden.
  • Voraussetzung dafür ist, dass die Abrechnungsvorlage der Sammelabrechnung die passende Startmahnstufe enthält. Bei verschiedenen Mahnstufensets werden deshalb jeweils eigene Sammelabrechnungsvorlagen benötigt.
  • Wenn Sie Forderungen aufsammeln, werden Abrechnungen der Art „Zahlungsaufforderung“ bei überschrittenem Zahlungsziel im Block „Zahlungserinnerung (Mahnung 1)“ aufgelistet. Hat die Abrechnung schon die Mahnstufe 1 und ist hier das Zahlungsziel überschritten, so wird die Abrechnung im Block „Mahnung 2“ gelistet, usw.
  • Wollen Sie einzelne Abrechnungen nicht mahnen, so können Sie diese über den „Entfernen“-Butten aus der Sammelabrechnung herausnehmen. Diese werden dann im Mahnreport angezeigt und können manuell gemahnt werden, oder mit der nächsten Sammelabrechnung wieder aufgenommen und ausgeführt werden.
  • Wird die Sammelabrechnung ausgeführt werden die entsprechenden neuen Mahndokumente erzeugt und die Zahlungsziele der geplanten Zahlung in den jeweiligen Abrechnungen um die in der Mahnstufe angegebene Frist in die Zukunft gesetzt. Die Mahnungen können, wie die Rechnungen, über eine Kommunikation per Mail versendet werden.