Anmeldungen und Veranstaltungsmanagement

1 Anmeldungen eingeben

Applikation Anmeldung anklicken

  • Im Kontakt der anzumeldenden Person 
  • Im Kontakt der auftraggebenden Person
  • In der Veranstaltung, zu der die Anmeldung erfolgen soll

Anmeldung erstellen anklicken

Teilnehmer eintragen

  • wird automatisch zum Auftraggeber / Zahlenden
  • Ggf. Kontakt des Auftraggebers austauschen, wenn jemand anders zahlt. In diesem Fall vor dem Namen des Auftraggebers auf das Plus-Zeichen klicken und den Namen des Auftraggebers suchen und anklicken

Ggf. Dubletten zusammenführen

Anmeldeart pflegen

Anmeldung bestätigen

  • Bestätigt durch Auftragnehmer auf das Wort nein klicken > wird zu ja
  • Automatischer Versand der Eingangsbestätigungs-E-Mail (sofern eingestellt)

Eventuell Zusatzinformationen eingeben

  • Honorarkraftinfo (z.B. kommt erst am 2. Evening)
    • Wird angezeigt auf TN-Liste
    • Wird angezeigt im internen Bereich des Internetauftritts
  • Ggf. Journaleintrag pflegen
    • Klick auf den „klickbaren Kopfbereich“
    • Journaleintrag erstellen und speichern

Rabatte vergeben

  • Legitimation erstellen
    • Kontakt, der rabattberechtigt ist aufrufen
    • Applikation Legitimation anklicken
    • Legitimation erstellen
    • Rabattart auswählen
    • Ggf. Ende der Legitimation eingeben (Ablaufdatum des Ausweises etc.)
  • Anmeldung
    • Anmeldung erstellen
    • TN hinzufügen
    • Rabatt gewähren

2 Sonderfälle bei der Anmeldung

2.1 Späteinstieg mit Nachlass – automatisch berechnet

  • Beginn in Anmeldung auf den 1. Termin datieren an dem der TN teilnimmt

2.2 Späteinstieg ohne Nachlass

  • Applikation Terminvereinbarungen in der Anmeldung anklicken
  • Bei den Terminen, bei denen der TN noch nicht da sein wird, „hat teilgenommen“ anklicken, dann wird daraus „hat nicht teilgenommen“
  • auf der TN-Liste erscheint ein Minuszeichen bei dem Tag

2.3 Späteinstieg mit Nachlass – Kulanznachlass in eigens definierter Höhe

  • Applikation Terminvereinbarungen in der Anmeldung anklicken
  • Bei den Terminen, bei denen der TN noch nicht da sein wird, „hat teilgenommen“ anklicken, dann wird daraus „hat nicht teilgenommen“
  • auf der TN-Liste erscheint ein Minuszeichen bei dem Tag
  • Zurück in die Anmeldung
  • Ermäßigung/Erstattung anklicken
  • Betrag in der gewünschten Höhe und Verwendungszweck eingeben und speichern

3 Online-Anmeldung prüfen

Applikation Anmeldung anklicken

  • Auf der Startseite in rechten Bereich unter Applikationen

Ggf. Dubletten zusammenführen

Daten in den Kontakten prüfen

  • Strg-Taste drücken und den Kontakt des Teilnehmers anklicken
  • Es öffnet sich ein neuer Tab im Browser
  • In den neuen Tab wechseln
  • Daten im Kontakt kontrollieren und ggf. korrigieren
  • Tab schließen

Anmeldung bestätigen

  • Status „nicht bestätigt“ anklicken (ist identisch mit dem Klick auf das Wort nein bei Bestätigt durch Auftragnehmer in der Anmeldung
  • Automatischer Versand der Eingangsbestätigungs-E-Mail (sofern eingestellt)

4 Anmeldungen managen

4.1 Stornierung einer Anmeldung > Platz wird frei

  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Anmeldung auf Storniert durch Kunde

4.2 Abbruch einer Teilnahme > Platz wird frei

  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Anmeldung auf Abgebrochen durch Kunde
  • Ggf. Ermäßigung aus Kulanz gewähren
  • Ermäßigung/Erstattung anklicken
  • Betrag in der gewünschten Höhe und Verwendungszweck eingeben und speichern

4.3 Warteliste abarbeiten

  • TN kann nachrücken: von Warteliste einbuchen
  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Warteliste auf Anmeldung (so kann auch eine Veranstaltung auch überbucht werden)
  • TN kann NICHT nachrücken
  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Warteliste auf Interessent

4.4 Platzreservierung abarbeiten

  • TN will eingebucht werden
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Platzreservierung auf Anmeldung (so kann auch eine Veranstaltung ohne Probleme überbucht werden)
  • TN kann NICHT teilnehmen
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Platzreservierung auf Interessent
    • Dadurch wird der belegte Platz wieder freigegeben

4.5 Ummelden

  • TN will in eine andere Veranstaltung umgemeldet werde
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Anmeldung auf Ummeldung durch Kunde
    • Oder von Warteliste auf Ummeldung durch Kunde
    • Die aktuelle Veranstaltung wird auf umgemeldet gestellt und der Platz wird freigegeben
    • Eine neue Anmeldung wird erstellt
    • Veranstaltung in die umgemeldet werden soll eintragen
    • Ggf. Guthaben übernehmen > siehe Anleitung Finanzen

5 Veranstaltung zusagen und absagen

5.1 Veranstaltung zusagen

  • Veranstaltung aufrufen
  • Status in der Veranstaltung von in Durchführung auf in Durchführung – zugesagt ändern
  • Alle Auftraggeber aus Anmeldungen dieser Veranstaltung mit dem Status Anmeldung erhalten eine E-Mail (sofern eingestellt)

5.2 Mail an Honorarkraft

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach der Rollen Honorarkraft filtern
  • 1. Spalte markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text entsprechend ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

Hinweis: solange der Honorarvertrag noch nicht bestätigt ist, ist die rolle Honorarkraft nicht vergeben. Dann ggf. in den Honorarvertrag wechseln > bestätigt durch Honorarkraft auf ja setzen und dann die Mail versenden

5.3 Kommunikation bei Veranstaltungsabsage

  • Ggf. in der Veranstaltung eine Empfehlung verknüpfen
    • Applikation Empfehlung in der Veranstaltung anklicken
    • Andere Veranstaltung empfehlen anklicken
    • In der ersten Position die zu empfehlende Veranstaltung eintragen
    • Mittig in der Dropdown Alternative auswählen
  • E-Mail an die TN versenden (mail an HK und TN gemeinsam möglich, siehe Kommunikation)
    • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
    • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
    • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
    • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
    • Weiterleitung in Kommunikation abwarten > Nachricht jetzt senden anklicken

5.4 Veranstaltung absagen

In der Veranstaltung bei der Eigenschaft ausgefallen das Wort nein anklicken > wird zu ja


In allen Anmeldungen mit Status Anmeldung wird der Status umgestellt auf Storniert durch Auftragnehmer
Alle Kontoeinträge in der Anmeldung werden gegengebucht und der Betrag somit auf 0 gesetzt

6 Veranstaltung abbrechen

6.1 Mail an TN / AG UND Honorarkräfte gleichzeitig

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach den Rollen filtern oder die Rollen ausschließen, die nicht benachrichtigt werde sollen. Bsp: !auftrag > TN + HK bleiben übrig und können angeschrieben werden
  • Alle Rollen (1. Spalte) markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text mit Hinweis auf Abbruch ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

6.2 Veranstaltung abbrechen inkl. automatischer Berechnung des zurück zu erstattenden Betrages in den Anmeldungen

  • In der Veranstaltung die Termine absagen, die nicht mehr stattfinden werden
  • Dadurch wird für nicht geleisteten Stunden der Rückerstattungsbetrag in der Anmeldung automatisch hinterlegt, wenn der Preis in der VA dynamisch (pro zugesagter… ) hinterlegt ist
  • Erst jetzt den Status in der Veranstaltung auf abgebrochen setzen
  • In allen Anmeldungen mit Status Anmeldung wird der Status auf abgebrochen durch Auftragnehmer umgestellt

7 Veranstaltung managen

7.1 Termin absagen

  • Applikation Termine in der Veranstaltung anklicken
  • Beim entsprechenden Termin in der Spalte ausgefallen das Wort „nein“ anklicken > wird zu ja

7.2 Neuen Termin anhängen

  • Applikation Terminserie in der Veranstaltung anklicken
  • Terminserie  anklicken
  • Termin anhängen anklicken
  • Ggf. neuen Termin anklicken und Datum manuell ändern

7.3 E-Mail Änderungshinweis an die TN versenden

  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
  • Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text mit Änderungshinweis ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

8 Allgemeine Veranstaltungskommunikation

8.1 Mail an TN / AG senden

  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
  • Weiterleitung in Kommunikation abwarten > Nachricht jetzt senden anklicken

8.2 Mail an TN / AG UND Honorarkräfte gleichzeitig

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach den Rollen filtern oder die Rollen ausschließen, die nicht benachrichtigt werde sollen. Bsp: !auftrag > TN + HK bleiben übrig und können angeschrieben werden
  • Alle Rollen (1. Spalte) markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten 
  • Text mit Änderungshinweis ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

8.3 Dokumente drucken – zum Druck auf Briefpapier

8.3.1 Veranstaltung

  • In der Veranstaltung die Applikation Dokumente anklicken
  • Hinter den Namen der Dokumentenvorlage auf die 3 Punkte klicken
  • PDF zum Druck auf Briefpapier anklicken > warten
  • Dokument wird generiert
  • Dokument herunterladen > drucken
8.3.2 Anmeldung
  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Dokument drucken anklicken
  • Auf den Namen der Dokumentenvorlage
  • PDF zum Druck auf Briefpapier anklicken > warten
  • Sammel-Dokument für alle markierten Anmeldungen / TN / AG wird generiert
  • Dokument herunterladen > Stapeldruck

8.4 Dokumente drucken – als pdf auf elektron. Briefpapier

8.4.1 Veranstaltung

  • In der Veranstaltung die Applikation Dokumente anklicken
  • Den Namen der Dokumentenvorlage anklicken
  • Dokument wird generiert
  • Dokument herunterladen > drucken
8.4.2 Anmeldung
  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Dokument drucken anklicken
  • Auf den Namen der Dokumentenvorlage
  • Als PDF anklicken > warten
  • Sammel-Dokument für alle markierten Anmeldungen / TN / AG wird generiert
  • Dokument herunterladen > Stapeldruck