Anmeldungen und Veranstaltungsmanagement

1 Anmeldungen eingeben

Applikation Anmeldung anklicken

  • Im Kontakt der anzumeldenden Person 
  • Im Kontakt der auftraggebenden Person
  • In der Veranstaltung, zu der die Anmeldung erfolgen soll

Anmeldung erstellen anklicken

Teilnehmer eintragen

  • wird automatisch zum Auftraggeber / Zahlenden
  • Ggf. Kontakt des Auftraggebers austauschen, wenn jemand anders zahlt. In diesem Fall vor dem Namen des Auftraggebers auf das Plus-Zeichen klicken und den Namen des Auftraggebers suchen und anklicken

Ggf. Dubletten zusammenführen

Anmeldeart pflegen

Anmeldung bestätigen

  • Bestätigt durch Auftragnehmer auf das Wort nein klicken > wird zu ja
  • Automatischer Versand der Eingangsbestätigungs-E-Mail (sofern eingestellt)

Eventuell Zusatzinformationen eingeben

  • Honorarkraftinfo (z.B. kommt erst am 2. Abend)
    • Wird angezeigt auf TN-Liste
    • Wird angezeigt im internen Bereich des Internetauftritts

Rabatte vergeben

  • Legitimation erstellen
    • Kontakt, der rabattberechtigt ist aufrufen
    • Applikation Legitimation anklicken
    • Legitimation erstellen
    • Rabattart auswählen
    • Ggf. Ende der Legitimation eingeben (Ablaufdatum des Ausweises etc.)
  • Anmeldung
    • Anmeldung erstellen
    • TN hinzufügen
    • Rabatt gewähren

Serienanmeldung

Serienanmeldungen dienen dazu, mit einer Anmeldung mehrere Teilnehmer zu einer Veranstaltung anzumelden oder für einen Kontakt mehrerer Anmeldungen zu erstellen.

Daher ist "Serienanmeldungen" eine Applikation in der Veranstaltung als auch im Kontakt. (ggf. muss diese hinzugefügt werden).

1. mehrerer Anmeldung für eine Veranstaltung 

In alle Anmeldungen werden sinnvollerweise folgende Daten übernommen:
  • Auftraggeber
  • Veranstaltung
  • Zahlungsart
  • Anmeldeart
Auswahl "Anmeldungen erstellen (mit leerem Teilnehmerkontakt)"
Dieser Fall tritt häufig bei Firmenanmeldungen auf. 

Ein Auftraggeber meldet x Teilnehmende, deren Namen übermittelt werden. Weitere Informationen werden jedoch nicht übermittelt. Selbst wenn die Kontakte bereits in der Datenbank vorhanden wären, könnten sie diesen aber nicht sicher zugeordnet werden.

Es wird eine Liste von Anmeldungen erstellt und eine Liste angezeigt, in der Anrede, Vor-, Nachname und Geburtsdatum direkt eingetragen werden können.

So kann den Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung ausgestellt werden.

Auswahl "Anmeldungen erstellen (ohne Teilnehmer)"
Eine Person meldet mehrere Personen an.

In diesem Fall werden x Anmeldungen mit dem Auftraggeber erstellt. 

In den Anmeldungen können dann die Teilnehmerkontakt mit bestehenden Kontakten, die bereits in der Datenbank existieren hinzugefügt werden.

Sind die Teilnehmer nicht bekannt, bleibt der Kontakt bei Teilnehmer leer.

2. Anmeldung geschieht aus einem Kontakt heraus

In alle Anmeldungen werden sinnvollerweise folgende Daten übernommen:
  • Auftraggeber
  • Zahlungsart
  • Anmeldeart
Auswahl "Anmeldungen erstellen (Teilnehmer ist Auftraggeber)"
Eine Person meldet sich zu mehreren Veranstaltungen an.

Hier werden für einen Kontakt mehrere Anmeldungen erstellt. Der Kontakt ist sowohl Teilnehmer als auch Auftraggeber. In den Anmeldungen können dann die verschiedenen Veranstaltungen verknüpft werden.

Diese Vorgehensweise verringert den Zeitaufwand x Anmeldungen zu dem einen Kontakt zu erstellen.

2 Sonderfälle bei der Anmeldung

2.1 Späteinstieg mit Nachlass – automatisch berechnet

  • Beginn in Anmeldung auf den 1. Termin datieren, an dem der TN teilnimmt

2.2 Späteinstieg ohne Nachlass

  • Applikation Terminvereinbarungen in der Anmeldung anklicken
  • Bei den Terminen, bei denen der TN noch nicht da sein wird, „hat teilgenommen“ anklicken, dann wird daraus „hat nicht teilgenommen“
  • auf der TN-Liste erscheint ein Minuszeichen bei dem Tag

2.3 Späteinstieg mit Nachlass – Kulanznachlass in eigens definierter Höhe

  • Applikation Terminvereinbarungen in der Anmeldung anklicken
  • Bei den Terminen, bei denen der TN noch nicht da sein wird, „hat teilgenommen“ anklicken, dann wird daraus „hat nicht teilgenommen“
  • auf der TN-Liste erscheint ein Minuszeichen bei dem Tag
  • Zurück in die Anmeldung
  • Ermäßigung/Erstattung anklicken
  • Betrag in der gewünschten Höhe und Verwendungszweck eingeben und speichern

3 Online-Anmeldung prüfen

Applikation Anmeldung anklicken

  • Auf der Startseite in rechten Bereich unter Applikationen

Ggf. Dubletten zusammenführen

Daten in den Kontakten prüfen

  • Strg-Taste drücken und den Kontakt des Teilnehmers anklicken
  • Es öffnet sich ein neuer Tab im Browser
  • In den neuen Tab wechseln
  • Daten im Kontakt kontrollieren und ggf. korrigieren
  • Tab schließen

Anmeldung bestätigen

  • Status „nicht bestätigt“ anklicken (ist identisch mit dem Klick auf das Wort nein bei Bestätigt durch Auftragnehmer in der Anmeldung
  • Automatischer Versand der Eingangsbestätigungs-E-Mail (sofern eingestellt)

4 Anmeldungen managen

4.1 Stornierung einer Anmeldung > Platz wird frei

  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Anmeldung auf Storniert durch Kunde

4.2 Abbruch einer Teilnahme > Platz wird frei

  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Anmeldung auf Abgebrochen durch Kunde
  • Ggf. Ermäßigung aus Kulanz gewähren
  • Ermäßigung/Erstattung anklicken
  • Betrag in der gewünschten Höhe und Verwendungszweck eingeben und speichern

4.3 Warteliste abarbeiten

  • TN kann nachrücken: von Warteliste einbuchen
  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Warteliste auf Anmeldung (so kann auch eine Veranstaltung auch überbucht werden)
  • TN kann NICHT nachrücken
  • Status in der Anmeldung abändern
  • Von Warteliste auf Interessent

4.4 Platzreservierung abarbeiten

  • TN will eingebucht werden
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Platzreservierung auf Anmeldung (so kann auch eine Veranstaltung ohne Probleme überbucht werden)
  • TN kann NICHT teilnehmen
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Platzreservierung auf Interessent
    • Dadurch wird der belegte Platz wieder freigegeben

4.5 Ummelden

  • TN will in eine andere Veranstaltung umgemeldet werde
    • Status in der Anmeldung abändern
    • Von Anmeldung auf Ummeldung durch Kunde
    • Oder von Warteliste auf Ummeldung durch Kunde
    • Die aktuelle Veranstaltung wird auf umgemeldet gestellt und der Platz wird freigegeben
    • Eine neue Anmeldung wird erstellt
    • Veranstaltung in die umgemeldet werden soll eintragen
    • Ggf. Guthaben übernehmen > siehe Anleitung Finanzen

5 Veranstaltung zusagen und absagen

5.1 Veranstaltung zusagen

  • Veranstaltung aufrufen
  • Status in der Veranstaltung von in Durchführung auf in Durchführung – zugesagt ändern
  • Alle Auftraggeber aus Anmeldungen dieser Veranstaltung mit dem Status Anmeldung erhalten eine E-Mail (sofern eingestellt)

5.2 Mail an Honorarkraft

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach der Rollen Honorarkraft filtern
  • 1. Spalte markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text entsprechend ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

Hinweis: solange der Honorarvertrag noch nicht bestätigt ist, ist die Rolle Honorarkraft nicht vergeben. Dann ggf. in den Honorarvertrag wechseln > bestätigt durch Honorarkraft auf ja setzen und dann die Mail versenden

5.3 Kommunikation bei Veranstaltungsabsage

  • Ggf. in der Veranstaltung eine Empfehlung verknüpfen
    • Applikation Empfehlung in der Veranstaltung anklicken
    • Andere Veranstaltung empfehlen anklicken
    • In der ersten Position die zu empfehlende Veranstaltung eintragen
    • Mittig in der Dropdown Alternative auswählen
  • E-Mail an die TN versenden (mail an HK und TN gemeinsam möglich, siehe Kommunikation)
    • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
    • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
    • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
    • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
    • Weiterleitung in Kommunikation abwarten > Nachricht jetzt senden anklicken

5.4 Veranstaltung absagen

In der Veranstaltung bei der Eigenschaft ausgefallen das Wort nein anklicken > wird zu ja


In allen Anmeldungen mit Status Anmeldung wird der Status umgestellt auf Storniert durch Auftragnehmer
Alle Kontoeinträge in der Anmeldung werden gegengebucht und der Betrag somit auf 0 gesetzt

6 Veranstaltung abbrechen

6.1 Mail an TN / AG UND Honorarkräfte gleichzeitig

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach den Rollen filtern oder die Rollen ausschließen, die nicht benachrichtigt werde sollen. Bsp: !auftrag > TN + HK bleiben übrig und können angeschrieben werden
  • Alle Rollen (1. Spalte) markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text mit Hinweis auf Abbruch ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

6.2 Veranstaltung abbrechen inkl. automatischer Berechnung des zurück zu erstattenden Betrages in den Anmeldungen

  • In der Veranstaltung die Termine absagen, die nicht mehr stattfinden werden
  • Dadurch wird für nicht geleisteten Stunden der Rückerstattungsbetrag in der Anmeldung automatisch hinterlegt, wenn der Preis in der VA dynamisch (pro zugesagter… ) hinterlegt ist
  • Erst jetzt den Status in der Veranstaltung auf abgebrochen setzen
  • In allen Anmeldungen mit Status Anmeldung wird der Status auf abgebrochen durch Auftragnehmer umgestellt

7 Veranstaltung managen

7.1 Termin absagen

  • Applikation Termine in der Veranstaltung anklicken
  • Beim entsprechenden Termin in der Spalte ausgefallen das Wort „nein“ anklicken > wird zu ja

7.2 Neuen Termin anhängen

  • Applikation Terminserie in der Veranstaltung anklicken
  • Terminserie  anklicken
  • Termin anhängen anklicken
  • Ggf. neuen Termin anklicken und Datum manuell ändern

7.3 E-Mail Änderungshinweis an die TN versenden

  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
  • Weiterleitung in Kommunikation abwarten
  • Text mit Änderungshinweis ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

8 Allgemeine Veranstaltungskommunikation

8.1 Mail an TN / AG senden

  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage anklicken > warten
  • Weiterleitung in Kommunikation abwarten > Nachricht jetzt senden anklicken

8.2 Mail an TN / AG UND Honorarkräfte gleichzeitig

  • In der Veranstaltung die Applikation Rolle anklicken
  • In der letzten Spalte nach den Rollen filtern oder die Rollen ausschließen, die nicht benachrichtigt werde sollen. Bsp: !auftrag > TN + HK bleiben übrig und können angeschrieben werden
  • Alle Rollen (1. Spalte) markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Nachricht senden anklicken > Nachrichtenvorlage Kontakte einer Veranstaltung benachrichtigen anklicken > Weiterleitung in Kommunikation abwarten 
  • Text mit Änderungshinweis ergänzen und speichern
  • Nachricht erstellen / aktualisieren anklicken > Aktualisierung > Nachricht jetzt senden anklicken

8.3 Dokumente drucken – zum Druck auf Briefpapier

8.3.1 Veranstaltung

  • In der Veranstaltung die Applikation Dokumente anklicken
  • Hinter den Namen der Dokumentenvorlage auf die 3 Punkte klicken
  • PDF zum Druck auf Briefpapier anklicken > warten
  • Dokument wird generiert
  • Dokument herunterladen > drucken
8.3.2 Anmeldung
  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Dokument drucken anklicken
  • Auf den Namen der Dokumentenvorlage
  • PDF zum Druck auf Briefpapier anklicken > warten
  • Sammel-Dokument für alle markierten Anmeldungen / TN / AG wird generiert
  • Dokument herunterladen > Stapeldruck

8.4 Dokumente drucken – als pdf auf elektron. Briefpapier

8.4.1 Veranstaltung

  • In der Veranstaltung die Applikation Dokumente anklicken
  • Den Namen der Dokumentenvorlage anklicken
  • Dokument wird generiert
  • Dokument herunterladen > drucken
8.4.2 Anmeldung
  • In der Veranstaltung die Applikation Anmeldung anklicken
  • Unter der letzten Anmeldung auf Reports klicken
  • Alle Anmeldungen mit dem Status Anmeldung markieren (Haken in der Box setzen)
  • Optionen anklicken > Dokument drucken anklicken
  • Auf den Namen der Dokumentenvorlage
  • Als PDF anklicken > warten
  • Sammel-Dokument für alle markierten Anmeldungen / TN / AG wird generiert
  • Dokument herunterladen > Stapeldruck

09:45 15. April 2024
09:20 03. Februar 2026