2 Administration der vhs.cloud über cmxOrganize
2.1 Veranstaltungen
2.1.1 Veranstaltung übertragen / Kurs anlegen
Rufen Sie die Veranstaltung auf, die Sie an die vhs.cloud übertragen möchten. Klicken Sie dann auf die Applikation und dann auf die Methode „Kurs anlegen“
Hinweis: Die Bezeichnung Kurs wurde gemäß der Begriffsverwendung der vhs.cloud übernommen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „ok“. Dann erscheint folgender Dialog:
Honorarkräfte (in der vhs.cloud Kursleiter genannt) werden bei „Anlegen des Kurses“ automatisch zusammen mit der Veranstaltung übertragen, sofern im Kontakt der Honorarkraft ein vhs.cloud Login verknüpft ist. Teilnehmer nur dann, wenn der Veranstaltungsbeginn schon erreicht ist. Ist eine Honorarkraft bereits angemeldet, wird darauf im Dialog hingewiesen.
Der Kurscode wird automatisch generiert. Der Teil vor dem @ ist dynamisch und setzt sich aus der Kursnummer, dem Titel und den letzten vier Zeichen des Autowertes (siehe URL) der Veranstaltung zusammen.
2.1.2 Honorarkräfte nachträglich übertragen
Stand die Honorarkräfte bei der Anlage des Kurses noch nicht fest oder übernimmt eine andere Honorarkraft den Kurs, dann klicken Sie in der Veranstaltung auf die Applikation
und anschließend auf die Methode „Alle Teilnehmer und Kursleiter übertragen“.
Die Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit ok.
Damit wird die neue Honorarkraft in die Cloud übertragen. Die vorherige Honorarkraft können Sie nur in der vhs.cloud löschen, sollte dies notwendig sein.
2.1.3 Teilnehmer zur Veranstaltung (Kurs) anmelden
Wenn Sie in cmxOrganize Teilnehmer zu einer bereits hochgeladenen Veranstaltung NEU anmelden, werden Anmeldungen mit dem Status „Anmeldung“ automatisch an die vhs.cloud übertragen.
Sollten Sie die Methode „Alle Teilnehmer und Kursleiter übertragen“ ausführen, obwohl die Teilnehmer bzw. Honorarkräfte schon übertragen wurden, passiert nichts. Es erscheint lediglich folgende Meldung:
2.1.4 Teilnehmer aus Veranstaltungen löschen
Wenn Sie eine Anmeldung stornieren, wird dieser Teilnehmer automatisch aus der Veranstaltung in der vhs.cloud gelöscht.
2.1.5 Veranstaltungen löschen
Um eine Veranstaltung in der vhs.cloud zu löschen, klicken Sie in der Veranstaltung auf die Applikation
und anschließend auf die Methode „Kurs löschen“. Die Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit „ok“.
Dann erscheint folgender Dialog:
2.1.6 Meldungen interpretieren und verarbeiten
2.1.6.1 Es wurden keine Honorarkräfte übertragen
Die folgende Meldung erscheint, wenn mit der Veranstaltung kein Honorarvertrag verknüpft ist.
Bitte hinterlegen Sie in der Veranstaltung den entsprechenden Honorarvertrag. Anschließend wählen Sie in der Veranstaltung erneut die Applikation „vhs.cloud“ und „Alle Teilnehmer und Kursleiter der Veranstaltung (Kurs) übertragen“.
2.1.6.2 Der Kursleiter (Vorname) (Name) hat keinen Login zur vhs.cloud
Die folgende Meldung erscheint, wenn im Kontakt der Honorarkraft noch kein Login zur vhs.cloud hinterlegt ist.
Bitte legen Sie im Kontakt der Honorarkraft einen vhs.cloud Login an.
2.1.6.3 Der Teilnehmer (Vorname) (Name) hat keinen Login zur vhs.cloud
Die folgende Fehlermeldung erscheint, wenn der Kontakt des Teilnehmers noch keinen Zugang Login zur vhs.cloud besitzt.
Bitte legen Sie im Kontakt des Teilnehmers einen vhs.cloud Login an.