1 Grunddaten
1.1 Nutzung der vhs.cloud
Zur Nutzung der vhs.cloud, benötigen Sie einen Cloud-Zugang. Hierzu müssen Sie Ihre vhs beim Deutschen Volkshochschul-Verband e.V. registrieren. Anschließend können Sie sich hier einloggen:
1.2 Schnittstelle zur vhs.cloud
1.2.1 Login-Daten der vhs
Damit über die Schnittstelle zu Ihrem Verwaltungssystem Nutzer*innen und Kurse angelegt bzw. entfernt werden können, benötigen Sie einen vhs-Mitarbeiter-Zugang mit Administrator-Rechten für Ihre Volkshochschule. Legen Sie mit Ihrem Zugang "administrator@..." in der Administration Ihrer vhs auf vhs.cloud ein gesondertes vhs-Mitarbeiter-Konto an. Dieses benötigt Administrations-Rechte auf der Ebene der vhs und wird ausschließlich für diesen Zweck genutzt.
In cmxOrganize können Sie über diese Schnittstelle dann bereits angelegte Kontakte und Veranstaltungen auf die vhs.cloud hochladen. Sie können die Schnittstelle selbst anlegen.
1.2.2 Schnittstelle erstellen mit Hinweis zum Datenschutz
Geben Sie in der zentralen Suche „Schnittstellen“ ein und klicken Sie auf den Link oder bestätigen Sie die Auswahl mit Enter / Return.
Dann klicken Sie auf „Schnittstelle erstellen“,
Geben Sie unter Von Vorlage im Feld „Vorlage suchen“ vhscloud ein und bestätigen mit Enter/Return. Anschließend klicken Sie auf den Link Vorlage: VhsCloud (Bildungsportal)
Um die Schnittstelle funktional zu bekommen, geben Sie 1. den Benutzernamen und das Passwort des unter Punkt 1.2.1 erstellten Benutzerkontos ein, anschließend klicken Sie auf die Applikation „Einstellungen“. Sollte diese nicht eingebunden sein, fügen Sie die Applikation noch hinzu.
Klicken Sie hier auf VHS-Login
Im Feld „VHS-Login“ können Sie den vom Deutschen Volkshochschul-Verband e.V. für Ihre Organisation übermittelten Benutzernamen (info@.....) hinterlegen und abspeichern (mit Enter/Return bestätigen).
Damit ist die Einrichtung der Schnittstelle abgeschlossen. Hier noch zwei wichtige Hinweise:
1. Bitte geben Sie uns anschließend eine kurze Information, damit wir Ihnen die Datenstruktur für die vhs.cloud anlegen können.
2. Da bei der Nutzung der vhs.cloud Daten aus cmxOrganize in die vhs.cloud übertragen werden, sollten Sie die Datenschutzhinweise auf Ihrer Homepage entsprechend anpassen. Siehe Punkt 1.3.2.1
1.3 Login-Daten des Teilnehmers und der Honorarkraft
Zwingend notwendig für die Arbeit mit der Schnittstelle ist, dass bei allen Kontakten (Teilnehmer und Honorarkräfte) in cmxOrganize der Login zur vhs.cloud hinterlegt ist.
1.3.1 Bestehendes vhs.cloud Login in cmx hinterlegen
Hat der Teilnehmer bereits einen eigenen Login zur vhs.cloud erstellt, so können Sie den Benutzernamen im cmx im Kontakt über die Applikation „vhs.cloud“ hinterlegen. Rufen Sie den Kontakt auf, der an die vhs.cloud übertragen werden soll.
Klicken Sie auf die Applikation und anschließen auf die drei Punkte neben Login.
In das sich öffnende Feld können Sie nun den Benutzernamen des Kontaktes für die vhs.cloud eintragen.
In das sich öffnende Feld können Sie nun den Benutzernamen des Kontaktes für die vhs.cloud eintragen.
1.3.2 vhs.cloud Login neu anlegen über cmxOrganize
Hat der Teilnehmer noch keinen Login für die vhs.cloud, können Sie diesen aus cmxOrganize heraus erstellen.
Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Kontakt einen Zugang zu Ihrem vhs-eigenen Internet-Auftritt besitzt. Sollte der Kontakt diesen Zugang nicht besitzen, müssen Sie diesen zuerst anlegen. Siehe hierzu Punkt 1.3.2.2.
Um einen vhs.cloud Zugang für einen Kontakt anzulegen, gehen Sie in den Kontakt des Teilnehmers.
Klicken Sie im Kontakt auf die Applikation und anschließen auf die Methode „Benutzer anlegen“.
Und bestätigen Sie dann die Sicherheitsabfrage mit „ok“. - Nun generiert die Schnittstelle zur vhs.cloud einen Benutzer-Login für den Kontakt.
1.3.2.1 Datenschutzhinweis
Der vom System generierte Benutzer-Login lautet dann auf: VornameName@vhs.cloud
Bei der Verwendung der vhs.cloud Schnittstelle werden beim Ausführen der Methode „Benutzer anlegen“ die folgenden, personenbezogen Daten aus dem cmxOrganize-Kontakt an die vhs.cloud übertragen.
- Name
- Vorname
- Namenspräfix
- E-Mail-Adresse aus Login „Internetauftritt“
Bitte implementieren Sie diese Information im Objekt Internetauftritt im Text der Eigenschaft Information EU-DSGVO Anmeldung.
Die Übertragung erfolgt einmalig zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Benutzer anlegen. Spätere Änderungen im Kontakt werden nicht übertragen. Falls der Kontakt schon einen Zugang auf der vhs.cloud hat, wird ein weiterer Benutzer-Login angelegt.
1.3.2.2 Passwort Internetauftritt vergessen
Das Initial-Passwort für den jetzt angelegten vhs.cloud-Zugang ist identisch mit dem Passwort des Kontaktes zu Ihrem Internetauftritt. Wenn Ihr Kontakt dieses Passwort nicht mehr weiß, können
Sie dieses im Kontakt beim Internetauftritt ändern. Alternativ kann dies der Kontakt auch selbst über die Funktion „Passwort vergessen“ ändern. Auf der vhs.cloud kann dann anschließend ein separates Passwort vergeben werden.
Sollte im Kontakt kein Zugang zu Ihrem Internet-Auftritt hinterlegt sein erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
1.3.2.3 Zugang der Teilnehmer und Honorarkräfte zum VHS-eigenen Internetauftritt anlegen und Datenschutzhinweis im Kontakt
Klicken Sie im Kontakt auf „Zugang zum Internetauftritt“
Dazu ein Hinweis:
Im Kontakt ist der Bereich des Internetzugangs nicht sofort sichtbar, sondern hinter einem Link verborgen, da sonst der Browser immer wieder die Abfrage "Passwort speichern" generiert. Damit Sie diesen Link nicht jedes Mal erneut aufklappen müssen wenn Sie Kontakt auf ihre Registrierung hin überprüfen, bleibt es nach dem ersten Aufklappen für die aktuelle Session geöffnet.
Im Bereich „Zugang zum Internetauftritt“ muss die E-Mail-Adresse des Kontaktes hinterlegt werden, sowie ein Passwort (bitte in der zweiten Zeile das Passwort wiederholen). Der Benutzer wird beim Login auf die vhs.cloud aufgefordert dieses Initial-Passwort zu ändern. Diese wird nicht in Ihr cmxOrganize zurückgespielt.
Nach Eingabe bitte mit „Enter“ oder einem Klick auf „Passwort ändern“ bestätigen, dann erscheint die Meldung „Passwort wurde geändert“:
Jetzt können Sie bei in der Appliaktion vhs.cloud im Kontakt den „Benutzer anlegen“.
1.3.2.4 Prüfreport Benutzer-Login vhs.cloud
Damit Sie während Anmeldungen zu Veranstaltungen schneller nachschauen können, ob die TN einen Zugang zur vhs.cloud bzw. zum Internet haben öffnen Sie in Veranstaltung die Applikation Anmeldungen und gehen Sie auf „Reports“
anschließend auf „Reports bearbeiten“
und binden Sie den Report „Datenprüfung vhs.cloud“ durch Anklicken ein.
Jedes Mal, wenn Sie anschließend die App „Anmeldungen“ aus einer Veranstaltung heraus öffnen, können Sie die Reports wechseln und sofort eine Datenprüfung vornehmen.
1.3.2.5 Löschung Benutzer-Login vhs.cloud
Über cmxOrganize ist es nicht möglich einen Benutzer-Login auf der vhs.cloud zu löschen. Dies muss direkt auf der vhs.cloud-Seite durch den Benutzer selbst erfolgen.