Rollen und Ansprechpartner (Kontakte)

In cmxOrganize können Objekte („Kontakte“, „Räume“ oder auch „Veranstaltungen“) beliebig über Rollen miteinander verknüpft werden.

So können
• Kontakte zueinander in Beziehung gesetzt werden. Relevante Rollen sind hier z.B. Mitarbeiter, Direktor, Hausmeister, Erziehungsberechtigter, ...
• Kontakte mit Orten verknüpft werden. Eine relevante Rolle ist hier z.B. der Raumverantwortliche
• Kontakte mit Veranstaltungen in Bezug gebracht werden. Relevante Rollen sind hier Teilnehmer und Honorarkraft

Anlegen (Rollen)

1. Kontakt aufrufen
2. Applikation „Ansprechpartner/Rollen“ aufklappen
3. „Neu“ anklicken
4. Kontakt über den links unten stehenden Link ausfüllen, wenn der aktuelle Kontakt eine Rolle übernimmt
5. Art der Rolle auswählen
6. Objektart auswählen.
7. Objekt suchen und auswählen

Verknüpfung von Kontakten mit Kontakten

In cmxOrganize können zu einer Schule die entsprechenden Ansprechpartner, wie der Direktor, die Sekretärin oder der Hausmeister in Bezug gebracht werden.

Dazu werden zuerst die Schule als auch die o.g. Personen als eigenständige Kontakte angelegt. Im Anschluss werden die Kontakte über die entsprechende Rolle miteinander verknüpft.

Verknüpfung von Kontakten mit Orten

In cmxOrganize können zu einer Schule (Ort = Gebäude mit Räumen) die entsprechenden Ansprechpartner für Raumbelegung oder Schadensmeldungen / Reparaturen hinterlegt werden.

Die Zuordnung der Rolle „Raumverantwortlicher“ kann für das Gebäude genauso erfolgen, wie für einen Raum. So kann z.B. Herr Müller (Kontakt) als Hausmeister (Rolle) der Schule (Kontakt) auch als Raumverantwortlicher mit der Schule (Ort) verknüpft werden.

So kann man z.B. aber auch die Hauswirtschaftslehrerin als „Raumverantwortliche“ der Schulküche oder den Mathematiklehrer als „Raumverantwortlichen“ des EDV-Raums hinterlegen.

Dazu werden zuerst die Schule als Ort als auch die o.g. Personen als eigenständige Kontakte angelegt. Im Anschluss werden die Kontakte über die entsprechende Rolle mit dem Gebäude oder den Räumen verknüpft.

Verknüpfung von Kontakten mit Veranstaltungen

Verknüpfungen zwischen Kontakten und Veranstaltungen werden vom System vollautomatisch erstellt.

Im Rahmen der Anmeldung wird eine Rolle „Teilnehmer“ oder „Interessent“ (bei Kurswunsch) und eine Rolle „Auftraggeber“ erstellt und damit der entsprechende Kontakt mit der Veranstaltung in Bezug gesetzt.

Wird ein Honorarvertrag angelegt, wird automatisch in der Veranstaltung eine Rolle „Honorarkraft“ und eine Rolle „Auftragnehmer“ erstellt und damit der entsprechende Kontakt mit der Veranstaltung in Bezug gesetzt.